Spis treści:
- Logowanie
- Opis panelu
- Posiedzenia
- Prowadzenie posiedzenia
- Szablony posiedzeń
- Kontakty
- Rejestr
- Interpelacje i zapytania
- Informator
- Aktualności
- Wiadomości SMS
- Wiadomości e-mail
- Repozytorium dokumentów
- Raport obecności
- Aktywność użytkowników
- Ustawienia profilu
- Ustawienia konta
1. Logowanie
System eSesja jest aplikacją przeglądarkową, logowanie odbywa się na stronie app.esesja.pl.
2. Opis panelu
Po zalogowaniu widzimy panelu główny aplikacji.
- Menu zakładek – sekcja z dostępem do zakładek systemu.
- Wyszukiwarka – pozwala na wyszukanie wszelkich rzeczy dodanych do swojego systemu jak załączniki, kontakty, głosowania
- Sekcja szybkich funkcji – w tym miejscu znajdują się opcje:
- dodanie posiedzenia,
- dodanie komunikatu,
- wysłanie SMS,
- wysłanie e-mail.
- Sekcja przeglądu posiedzeń – w tym miejscu widoczne są nadchodzące posiedzenia z podziałem na dzisiejsze oraz przyszłe, a także archiwum z widocznymi ostatnimi posiedzeniami.
- Informacja o zalogowanym administratorze – informacja o instytucji oraz podstawowe dane administratora. W tej sekcji również można zobaczyć powiadomienia oraz przejść do ustawień konta i profilu.
- Kalendarz posiedzeń – w kalendarzu oznaczone są wszelkie dodane posiedzenia oraz komunikaty.
- Aktualności samorządowe – sekcja przedstawiająca bieżące informacje samorządowe.
3. Posiedzenia
Po przejściu do zakładki Posiedzenia wyświetla się lista dodanych posiedzeń. Aby znaleźć szukane posiedzenie możemy wykorzystać jeden z dostępnych filtrów.
Szukana fraza – wyszukiwarka szukająca zgodnie z wpisana frazą.
Szukane grupy – opcja wyboru grupy, dla której szukamy posiedzenia.
Przedział dat – wybór przedziału dat, dla której szukamy posiedzenia.
Dodawanie posiedzenia
Dodawanie posiedzenia odbywa się poprzez naciśnięcie przycisku Dodaj posiedzenie po najechaniu na zakładkę posiedzenia lub z poziomu okna Panel główny.
W otwartym oknie należy wypełnić pola Termin posiedzenia, Godzina. Pola Numer posiedzenia, Sygnatura, Nazwa posiedzenia, Miejsce posiedzenia są polami opcjonalnymi, jeśli pozostawimy puste zostaną uzupełnione zgodnie z ustawieniami grupy, którą przypiszemy do posiedzenia.
Następie wybieramy grupę użytkowników, której dotyczy posiedzenie (użytkownicy głosujący). Wybór dokonujemy w sekcji Uczestniczące grupy. Jeśli chcemy utworzyć posiedzenie wspólne komisji to należy wybrać kilka komisji. Poniżej znajdują się ustawienia Posiedzenie publiczne, włączenie tej opcji powoduje, że dodane posiedzenie będzie publiczne dla użytkowników oraz widoczne na portalu mieszkańca. Posiedzenie widoczne dla użytkowników oznacza widoczność posiedzenia dla uprawnionych użytkowników. Nie aktywacja obu ustawień spowoduje, że posiedzenie będzie widoczne tylko dla administratorów. Ustawienia można w późniejszym czasie edytować.
Dodawanie porządku obrad
W celu dodania porządku obrad należy przejść do posiedzenia, a istnieją na to dwie metody.
Z panelu głównego naciskając na wybrane posiedzenie kursorem.
Z menu zakładek po najechaniu kursorem na Posiedzenia otworzą nam się kolejno listy. Pierwszą będzie wybór grupy, której dotyczy posiedzenie, następnie wybieramy posiedzenie i ostatnią listą będą dostępne opcje dla posiedzenia. W tym miejscu wybieramy Edytuj porządek obrad.
Dodawanie pierwszych punktów porządku obrad odbywa się na dwa sposoby, import z pliku *.doc/*.docx przy pomocy funkcji Importuj porządek obrad dostępnej w menu rozwijanym po naciśnięciu trzech pionowych kropek. Druga metoda to ręczne wpisywanie każdego punktu w polu u dołu strony. W tym miejscu wpisujemy punkty pojedynczo. Jeśli zostanie pomylona ich kolejność to w każdym momencie jest możliwość zmiany.
Po dodaniu porządku możemy przejść do edycji i dodania dodatkowych elementów np. głosowania.
Zmiana kolejności punktów
Zmiana kolejności dodanych punktów odbywa się poprzez przeciągnięcie dodanego punktu w poprawne miejsce. Pierwszym krokiem jest najechanie na punkt i naciśnięcie lewym przyciskiem myszy na punkt bez puszczania. W tym momencie punkt jest jeszcze w tym samym miejscu, ale widzimy również wyżarzony model tego punktu trzymany myszką.
Następnym krokiem jest przesunięcie w miejsce docelowe tak, aby punkt pojawił się w poprawnym miejscu, ale jeszcze ze starą numeracją. Jeśli jest to poprawne miejsce to puszczamy przycisk myszy i numeracja zostanie automatycznie poprawiona.
Tworzenie podpunktów
Zmiana poziomu punktu odbywa się poprzez przesunięcie punktu na punkt, który będzie punktem nadrzędnym. Pierwszym krokiem jest najechanie na punkt i naciśnięcie lewym przyciskiem myszy na punkt bez puszczania. W tym momencie punkt jest jeszcze w tym samym miejscu, ale widzimy również wyżarzony model tego punktu trzymany myszką.
Następnym krokiem jest przesunięcie modelu na punkt, który ma być nadrzędnym. Po najechaniu zobaczymy, że przesuwany punkt zostanie „zaczepiony” do docelowego. Jeśli jest to poprawne miejsce to puszczamy przycisk myszy i numeracja zostanie automatycznie poprawiona.
Usuwanie punktu
Usunięcie punktu dokonuje się poprzez najechanie na kursorem myszki na punkt, który chcemy usunąć, następnie najeżdżamy i naciskamy ikonę usuwania w postaci kosza.
Po naciśnięciu pojawi się zapytanie o potwierdzenie planowanej akcji. W tym miejscu wybieramy opcję Potwierdź. Po usunięciu punktu nie ma możliwości przywrócenia go.
Ustawienia punktu
Ustawienia punktu otwieramy poprzez najechanie kursorem na punkt i wybranie opcji Ustawienia punktu.
Po naciśnięciu na przycisk otworzy się okno, w którym widzimy szereg opcji.
Nazwa punktu – pole z podaną nazwą punktu, dla którego zostały otwarte ustawienia. W tym polu również możemy dokonać edycji treści.
Dotyczy – pole na wprowadzenie informacji, czego dotyczy punkt.
Profil dyskusji – lista rozwijana pozwalająca na wybranie jaki profil dyskusji ma zostać przypisany do tego punktu. Profile dyskusji są konfigurowane z poziomu Panelu Klienta.
Wnioskodawca – pole, w którym możemy podać informację o wnioskodawcy punktu.
Referuje – pole, w którym możemy uzupełnić dane osoby referującej punkt.
Status – w tym miejscu możemy nadać dodatkowy status punktu. Zmiana statusu będzie możliwa również w trakcie trwania posiedzenia.
Opiniują – możliwość wybrania, która grupa lub komisja opiniuje ustawiany punkt.
Komisja odpowiedzialna – możliwość wyboru, która komisja jest odpowiedzialna za punkt.
Wprowadzane zmiany należy potwierdzić przyciskiem Zapisz.
Dodawanie głosowania
Dodawanie głosowania wykonuje przez naciśnięcie przycisku Dodaj głosowanie widocznego po najechaniu na punkt.
Kolejnym krokiem jest uzupełnienie danych w otwartym oknie.
Głosowanie w sprawie – pole jest domyślnie uzupełniane nazwą punktu, ale jest możliwość podania własnej treści poprzez edycje domyślnie wprowadzonej.
Wniosek/Sprawdzenie obecności – możliwość zmiany głosowania na wniosek lub sprawdzanie obecności.
Tryb głosowania – lista z opcją wyboru w jakim trybie odbywa się posiedzenie. W polu Kworum podajemy w procentach wymaganą obecność, a z listy możemy wybrać jedną z następujących opcji:
- Głosowanie zwykłą (względną) większością głosów,
- Głosowanie bezwzględną większością głosów,
- Głosowanie bezwzględną większością głosów ustawowego składu rady,
- Głosowanie kwalifikowaną większością głosów.
Odpowiedzi – pole, w którym wypełniamy wyświetlane podczas głosowania opcje odpowiedzi. Jeśli głosowanie jest standardowe należy skorzystać z listy Szablony.
Min. wybór/Maks. wybór – pola, w których podajemy, ile minimalnie uczestnik głosowania musi oddać głosów oraz ile maksymalnie może oddać głosów. Dla standardowych głosowań należy ustawić wartość 1 w obu polach.
Jawność głosowań – opcja umożliwiająca wybór między Tajnym, a Jawnym głosowaniem. Domyślnie głosowania są ustawione jako Jawne.
Kod PIN – zabezpieczenie głosowania poprzez nadanie kodu PIN. Po uruchomieniu głosowania każdy z uprawnionych uczestników będzie musiał podać kod PIN, aby mieć możliwość oddania swojego głosu.
Uprawnieni do głosowania – wybór, dla której grupy spośród grup przypisanych do posiedzenia jest przeznaczone głosowanie. Tylko ta grupa będzie miała możliwość oddania głosu.
Poniżej opisanych wyżej funkcji znajdują się Opcje:
- Wyłącz użytkowników z głosowania – opcja wykluczenia poszczególnych uczestników z głosowania.
- Utwórz wiele głosowań – funkcja tworząca wiele głosowań o identycznych parametrach w tym punkcie. Po wybraniu tej opcji i wypełnieniu pola zgodnie z wzorem zostaną dodane głosowania zgodnie z podanymi nazwami.
- Ukryj głosowanie – opcja ukrycia głosowania, po uruchomieniu głosowanie jest widoczne wyłącznie dla administratorów.
- Uruchom głosowanie specjalne – głosowanie specjalne służy do opiniowania każdej z opcji poprzez TAK/NIE/NIE WIEM wpisanych w pole Odpowiedzi.
- Włącz automatyczny start – włączenie funkcji spowoduje automatyczne zamykanie głosowania po określonym czasie i przejście do kolejnego w celu jego uruchomienia.
Wszelkie zmiany w oknie Dodaj Głosowanie należy zapisać przyciskiem Zapisz.
Po zapisaniu głosowania późniejsza edycja będzie możliwa do czasu uruchomienia i zapisania wyników głosowania. W celu dokonania zmian należy najechać na głosowanie i wybrać przycisk Ustawienia głosowania.
Dodawanie załączników oraz uchwał
Do każdego z punktów jest możliwość dodania załącznika oraz uchwały. Dodawanie wykonuje się poprzez naciśnięcie na ikonę spinacza, która pojawia się po najechaniu na punkt. Czerwona ikona odpowiada dodawaniu uchwał, Czarna odpowiada za dodawanie załączników. Po naciśnięciu zostanie otwarte okno domyślnej przeglądarki plików dla systemu, z którego korzystamy. W tym miejscu należy wybrać plik i potwierdzić wybór.
Po dodaniu załączników jest możliwość zmiany ustawień dla każdego z załączników. Aby otworzyć okno ustawień należy najechać kursorem na punkt, a następnie na ikonę Ustawienia i ją nacisnąć.
W otwartym oknie możemy zmienić nazwę załącznika wprowadzając ją w polu Nazwa załącznika.
Publiczny – funkcja pozwalająca na wyłączenie widoczności załącznika dla użytkowników.
Rejestr – opcja pozwalająca na automatyczne dodanie do rejestru, kiedy uchwała zostanie podjęta.
Wszelkie zmiany należy zapisać przyciskiem Zapisz.
Dodawanie załączników i uchwał z repozytorium
Do każdego z punktów jest możliwość dodania załącznika oraz uchwały wcześniej umieszczonej w repozytorium. Dodawanie rozpoczyna się poprzez naciśnięcie prawym przyciskiem myszy na punkt, następnie z rozwiniętej listy wybieramy Dodaj uchw. z repozytorium – aby dodany plik został dodany jako uchwała lub Dodaj zał. z repozytorium.
Po naciśnięciu na jedną z dwóch opcji automatycznie otworzy się repozytorium. Przy pomocy pola Kategorie wybieramy, dla której grupy został dodany dokument. W znalezieniu dokumentu może również pomóc pole Wyszukaj.
Po znalezieniu poprawnej uchwały naciskamy przycisk Dodaj umieszczony na końcu dokumentu.
Dodanie do punktu porządku obrad potwierdzamy przyciskiem Potwierdź.
Dodawanie notatki
Do każdego z punktu porządku obrad jest możliwość dodania notatki administratora. W tym celu należy nacisnąć prawym przyciskiem myszy na punkt i z rozwiniętej listy wybieramy opcję Dodaj notatkę.
W otwartym oknie wypełniamy pola Nazwa – sposób w jaki będzie widoczna w posiedzeniu oraz Treść notatki. Następnie oznaczamy, czy notatka ma być Publiczna – widoczna dla użytkowników lub niepubliczna. Dodanie notatki potwierdzamy przyciskiem Zapisz.
Po dodaniu, notatkę możemy zarówno edytować jak i usunąć, takie opcje widoczne są po najechaniu na notatkę. Ikona długopisu oznacza edycję, a ikona kosza usunięcie notatki.
Dodawanie linku
Do każdego z punktu porządku obrad jest możliwość dodania linku do strony internetowej. W tym celu należy nacisnąć prawym przyciskiem myszy na punkt i z rozwiniętej listy wybieramy opcję Dodaj link.
W otwartym oknie wypełniamy pola Nazwa załącznika – sposób w jaki będzie widoczna w posiedzeniu oraz Adres URL rozpoczynając od http:// lub https://. Następnie oznaczamy, czy link ma być Publiczny – widoczny dla użytkowników lub niepubliczny. Dodanie linku potwierdzamy przyciskiem Zapisz.
Po dodaniu, link możemy zarówno edytować jak i usunąć, takie opcje widoczne są po najechaniu na notatkę. Ikona długopisu oznacza edycję, a ikona kosza usunięcie linku.
Dodawanie wypowiedzi
Do każdego z punktu porządku obrad jest możliwość dodania wypowiedzi użytkownika w formie tekstowej. W tym celu należy nacisnąć prawym przyciskiem myszy na punkt i z rozwiniętej listy wybieramy opcję Dodaj wypowiedź.
W otwartym oknie należy wybrać Autora Wypowiedzi oraz wpisać Treść jego wypowiedzi. Dodanie wypowiedzi potwierdzamy przyciskiem Zapisz. Wpisana treść razem z informacją o autorze wypowiedzi zostaje również załączona do protokołu.
Po dodaniu wypowiedzi możemy ją zarówno edytować jak i usunąć, takie opcje widoczne są po najechaniu na wypowiedź. Ikona długopisu oznacza edycję, a ikona kosza usunięcie linku.
4. Prowadzenie posiedzenia
Rozpoczęcie prowadzenia obrad zaczynamy od rozpoczęcia posiedzenia przy pomocy przycisku Rozpocznij.
Po rozpoczęciu zostanie uruchomiony panel zarządzania posiedzeniem z dodatkowymi funkcjami do prowadzenia posiedzenia.
Okno wizualizacji
Okno wizualizacji prezentuje informacje takie jak porządek obrad, lista zgłoszonych do dyskusji wraz z aktualnie wypowiadającym się. W trakcie głosowania prezentowany jest przebieg, a po zakończeniu wyniki. Każde posiedzenie posiada indywidualnie generowane okno, a otwieranie odbywa się poprzez naciśnięcie przycisku Okno wizualizacji.
Po naciśnięciu, w nowej karcie przeglądarki zostanie otwarte okno wizualizacji. Dla każdego z posiedzeń link pozostaje niezmienny.
Zarządzanie dyskusją
Dyskusja – panel zarządzania dyskusją w trakcie posiedzenia. W tym miejscu pojawią się zgłoszenia chęci zabrania głosu użytkowników z uprawnieniami. Po najechaniu na użytkownika pojawiają się dwa przyciski. Udziel głosu powoduje przekazanie wybranemu użytkownikowi głosu, Usuń spowoduje usunięcie użytkownika z listy. Na liście widoczne są również tryby w jakich zgłosił się użytkownik. Dopisek (WF) oznacza zgłoszenie w trybie wniosku formalnego, (AV) oznacza tryb Ad Vocem.
Użytkownicy mogą zostać również dodani ręcznie przez administratora. Aby dodać do listy użytkownika należy nacisnąć na pole Wyszukaj osobę. Po naciśnięciu rozwinie się lista dostępnych w systemie kontaktów. Użytkownicy sortowani są alfabetycznie.
Dla szybszego wyboru można dodać wybranych użytkowników do ulubionych, takie kontakty będą zawsze pokazywane na początku listy. Dodawanie odbywa się poprzez naciśnięciu ikony gwiazdki obok kontaktu po najechaniu na niego.
Dodawanie użytkowników do listy dyskusji wykonuje się poprzez naciśnięcie jednego z trybów w jakich użytkownik chce się zgłosić. Pierwsza ikona oznacza zgłoszenie w zwykłym trybie, ikona z skrótem AV oznacza dodanie do listy w trybie Ad Vocem, ikona WF oznacza dodanie w trybie wniosku formalnego. Wybranie ostatniej ikony mikrofonu poskutkuje natychmiastowym udzieleniem głosu.
W przypadku kiedy brakuje na liście niezbędnego kontaktu możemy w szybki sposób dodać nowa osobę. W tym celu należy wybrać opcję na szczycie listy Dodaj nowego gościa
Po naciśnięciu na przycisk Dodaj nowego gościa otworzy się okno, w którym należy wypełnić pole Imię oraz nazwisko, pole Funkcja gościa jest polem opcjonalnym. Po wypełnieniu potwierdzamy dodanie gościa przyciskiem Dodaj gościa.
Dodany w ten sposób gość automatycznie pojawi się na liście dostępnych kontaktów. Jeśli zajdzie potrzeba usunięcia go z listy należy nacisnąć ikonę kosza.
Obecność na posiedzeniu
W górnej części okna dostępne są dwie funkcje odpowiadające za sprawdzanie obecności w trakcie posiedzenia.
Lista obecności
Po naciśnięciu na przycisk Lista obecności otwiera się okno służące do ręcznego wypełnienia obecności. W tym miejscu widoczna jest lista wszystkich użytkowników przypisanych do posiedzenia.
Przy pomocy przełącznika Obecny/Nieobecny ręcznie ustawiamy stan obecności użytkownika.
W polu Spóźnienie możemy podać, ile czasu dany użytkownik spóźnił się na posiedzenie, a pole Wyjście służy do podania, ile czasu użytkownik wyszedł przed zakończeniem posiedzenia.
Na górnej belce okna znajdują się przyciski:
Wszyscy obecni służy do szybkiego oznaczenia wszystkich użytkowników jako obecnych.
Wszyscy nieobecni służy do oznaczenia wszystkich jako nieobecnych.
Przy pomocy funkcji Lista do podpisu możemy wygenerować i pobrać listę użytkowników przystosowaną do wydruku z polami na podpisy.
Lista obecności (czas) generuje listę z podziałem na godziny sprawdzania obecności i ich stan.
Wszelkie zmiany w liście obecności należy potwierdzić przyciskiem Zapisz.
Sprawdź kworum
Funkcja służy do automatycznego sprawdzania obecności. Po naciśnięciu na przycisk Sprawdź kworum na urządzeniach użytkowników uruchomi się okno, w którym potwierdzając lista zostanie automatycznie uzupełniana.
Na górnej belce okna znajdują się przyciski:
Zapisz – służy do zapisania stanu kworum.
Wszyscy obecni – oznacza wszystkich użytkowników jako obecnych.
Wszyscy nieobecni – oznacza wszystkich użytkowników jako nieobecnych.
Jeśli, któryś z użytkowników miałby problem z samodzielnym zgłoszeniem się do kworum, administrator ma możliwość ręcznego ustawienia go jako obecnego w tym oknie. W tym celu należy nacisnąć na użytkownika kursorem myszy i jego pole zmieni kolor na zielony, ponowne naciśnięcie spowoduje ustawienie użytkownika jako nieobecny.
Aby zakończyć i zapisać stan obecności należy nacisnąć przycisk Zapisz.
Przerwa
Przycisk uruchamiający przerwę znajduje na górnej belce aplikacji. Po najechaniu rozwija się lista najczęściej używanych czasów, ostatnia opcja umożliwia podanie własnego czasu.
Wybranie opcji Dowolny czas spowoduje otwarcie okna z możliwością ustawienia dowolnej długości przerwy w minutach lub dokładnej daty i godziny zakończenia przerwy. Aby uruchomić przerwę zgodnie z własnymi ustawieniami należy nacisnąć przycisk Rozpocznij przerwę.
Po uruchomieniu przerwy, w lewym dolnym rogu pojawi informacja o trwającej przerwie wraz z odliczającym się czasem. Przerwę można zakończyć przed ustalonym czasem przy pomocy znajdującego się na planszy przycisku X.
Odśwież porządek
Znajdujący się na górnej belce przycisk Odśwież porządek służy do zaczytania ponownie danych np. w przypadku dodania jakiś załączników do posiedzenia przez innego administratora.
Rozpoczynanie i zakańczanie punktu
Aktywacja punktu
Rozpoczynając każdy punkt obrad należy go aktywować. W tym celu naciskamy prawym przyciskiem myszy na punkt. Z rozwiniętej listy należy wybrać Aktywuj punkt.
Po naciśnięciu punkt zostanie podświetlony zielonym obramowaniem.
Kończenie punktu
Zakończenie punktu jest możliwe na trzy sposoby. Po naciśnięciu prawym przyciskiem myszy na aktywny punkt możemy wybrać opcję Deaktywuj punkt lub Zakończ punkt. Jeśli chcemy ustawić punkt jako zakończony, który nie jest w tym momencie aktywny, dostępna jest tylko opcja Zakończ punkt.
Trzecią metodą jest aktywacja następnego punktu. W takim przypadku automatycznie zakończy się dotychczas aktywny, a aktywowany zostanie następny.
Cofanie zakończenia punktu
Jeśli został zakończony błędny punkt, jest możliwość cofnięcia zakończenia. W tym celu naciskamy na punkt prawym przyciskiem myszy, a z rozwiniętego menu wybieramy opcje Cofnij zakończenie punktu.
Ukrywanie i usuwanie ukrycia punktu
Ukrywanie punktów
Każdy z punktów dodany do posiedzenia może zostać ukryty. Ukryty punkt traci numerację i przestaje być widoczny publicznie, widoczny jest wyłącznie dla administratorów. Ukrywanie punktu odbywa się poprzez naciśnięcie na niego prawym przyciskiem myszy, a z rozwiniętej listy wybieramy opcję Ukrycie punktu.
Po naciśnięciu na Ukrycie punktu zostanie usunięta jego numeracja, dopisana zostanie informacja (ukryty) oraz otrzyma on czerwone obramowanie.
Usuwanie ukrycia punktów
W celu usunięcia ukrycia należy ponownie nacisnąć na punkt prawym przyciskiem myszy. Z rozwiniętego menu wybieramy opcję Usuń ukrycie punktu. Po naciśnięciu punkt stanie się ponownie widoczny i numeracja zostanie poprawiona zgodnie z umiejscowieniem punktu.
Zdejmowanie punktu z porządku obrad
Zdejmowanie punktu z porządku obrad wykonuje się poprzez naciśnięcie na punkt prawym przyciskiem myszy i z rozwijanego menu należy wybrać opcje Zdjęcie punktu z porządku.
Po wybraniu opcji zdjęcia punktu, punkt zostanie przekreślony, a jego numeracja pozostanie bez zmiany.
Przywrócenie punktu do porządku obrad
W celu cofnięcia zdjęcia punktu z porządku obrad należy ponownie nacisnąć na punkt prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję Cofnij zdjęcie punktu z porządku. Po wybraniu opcji z punktu zostanie usunięte przekreślenie.
Obsługa głosowania w trakcie posiedzenia
Uruchomienie głosowania jest możliwe wyłącznie po wcześniejszym rozpoczęciu posiedzenia. Przed rozpoczęciem głosowania należy nacisnąć lewym przyciskiem myszy na głosowanie, które chcemy rozpocząć.
Po naciśnięciu otworzy się okno rozpoczęcia głosowania. W tym miejscu widzimy wszystkich użytkowników z uprawnieniami do głosowania. Użytkownicy oznaczeni czarnym kolorem oznaczają nieobecnych w momencie otwarcia głosowania. Użytkownicy przekreśleni oznaczeni szarym kolorem oznaczają wykluczonych z głosowania.
Przed rozpoczęciem głosowania warto ustawić Automatyczne kończenie głosowania. Włączona funkcja jest oznaczona w połowie pełną klepsydrą i powoduje automatyczne zakończenie głosowania, kiedy wszyscy użytkownicy obecni i nie wykluczeni oddadzą głos.
Drugą funkcją jest Widoczność wyników w trakcie głosowania. Włączona funkcja jest oznaczona ikoną oka, wyłączona oznaczona jest przekreślonym okiem. Włączona oznacza, że w trakcie głosowania zarówno u administratora jak i na oknie wizualizacji widoczne jest jaki głos oddał każdy z użytkowników oraz na bieżąco sumuje wynik.
W celu rozpoczęcia głosowania należy nacisnąć przycisk Rozpocznij.
Po uruchomieniu głosowania w oknie będzie widoczne kto oddał głos, a w przypadku włączonej widoczności w trakcie głosowania w jaki sposób zagłosował. W trakcie głosowania można zmienić zarówno opcję automatycznego kończenia posiedzenia jak i widoczności wyników w trakcie głosowania.
Jeśli jakiś użytkownik ma problem z oddaniem głosu, może taki głos odnotować na planszy administrator. Przed zakończeniem głosowania należy nacisnąć lewym przyciskiem myszy na prostokąt z danym użytkownikiem.
Po naciśnięciu zostanie otwarta plansza z możliwymi do oddania głosami. Głos użytkownika możemy odnotować jako jedna z ustawionych odpowiedzi dla głosowania lub jako BRAK GŁOSU – oznacza to, że użytkownik wstrzymał się od głosu oraz NIEOBECNI – oznaczy to użytkownika jako nieobecnego w trakcie głosowania.
Po wyborze odpowiedniej opcji należy ją nacisnąć lewym przyciskiem myszy, panel automatycznie się zamknie i wybrana odpowiedź będzie widoczna w oknie głosowania.
Celem zamknięcia i zapisania głosowania pozostaje nacisnąć na przycisk Zapisz wynik – spowoduje to zakończenie głosowania, zapisanie oraz wyświetlenie wyników. Jeśli chcemy anulować głosowanie należy nacisnąć przycisk Anuluj. Spowoduje to wyłączenie głosowania bez zapisu wyników pozwalając na ponowne uruchomienie tego samego głosowania.
Po zapisaniu wyników pokaże się plansza z wynikami. W przypadku głosowania Jawnego widoczne będą wyniki imienne, jeśli głosowanie było ustawione jako tajne to wyłącznie będzie lista użytkowników, którzy oddali głos. W tym miejscu możemy również pobrać wyniki w formacie *.DOC oraz *.PDF. Po zamknięciu plansz będzie możliwość uruchomienia jej w dowolnym momencie, a jeśli zajdzie potrzeba ponownego przedstawienia wyników na oknie wizualizacji należy nacisnąć na Wyświetl wyniki w oknie wizualizacji oznaczone ikoną oka.
Zakończone głosowanie z zapisanymi wynikami w porządku obrad zostanie oznaczone na zielono i od tego momentu nie ma już możliwości jakiejkolwiek edycji tego głosowania.
Podejmowanie uchwały
Dodane do posiedzenia uchwały można oznaczyć jako podjęte, spowoduje to dodanie uchwały do rejestru. Celem oznaczenia uchwały jako podjęta należy nacisnąć na przycisk Podjęcie uchwały oznaczony jako ikona czerwonego kwadratu z białym plusem.
Po naciśnięciu otworzy się okno z domyślnym numerem dla uchwały. W tym polu możemy wpisać również własny numer. Następnie należy oznaczyć opcję Podjąć uchwałę? Ostatnim krokiem jest naciśnięcie na przycisk Zapisz.
5. Szablon posiedzeń
Tworzenie szablonów
Dla często powtarzających się porządków obrad możemy utworzyć Szablony posiedzeń. Tworzenie szablonów znajduje się pod zakładką Szablony posiedzeń po najechaniu z rozwiniętego menu należy wybrać opcję Dodaj szablon.
Po naciśnięciu na przycisk Dodaj szablon należy uzupełnić pole Nazwa szablonu oraz wybrać, czy tworzone posiedzenie ma być domyślnie publiczne przy pomocy opcji Posiedzenie publiczne. Następnie naciskamy przycisk Zapisz.
Po naciśnięciu Zapisz otworzy się edytor posiedzenia, w którym tworzymy szablon porządku obrad.
W edytorze dodajemy punkty przy pomocy znajdującego są u dołu pola Dodaj nazwę kolejnego punktu obrad tak jak w wcześniej opisanym punkcie Dodawanie porządku obrad.
W tym miejscu możemy również edytować wcześniej ustawioną nazwę i widoczność publiczną posiedzenia naciskając przycisk Ustawienia.
Tworzenie posiedzenie z szablonu
Celem dodania posiedzenia z utworzonego wcześniej szablonu należy najechać na zakładkę Szablony posiedzeń, kolejno na wybrany szablon oraz potwierdzić przyciskiem Przygotuj posiedzenie.
Po naciśnięciu na Przygotuj posiedzenie zostanie otwarte okno dodawania posiedzenia, które wypełniamy zgodnie z wcześniejszym opisem z punktu Dodawanie posiedzenia.
6. Kontakty
Tworzenie grupy kontaktów
Dodawanie grupy odbywa się z poziomu zakładki Kontakty. Po przejściu wybieramy opcję Dodaj grupę.
W otwartym oknie wypełniamy pole Nazwa grupy i przechodzimy do Wybierz opcje dla grupy.
Obsługa posiedzeń
Funkcja jest przeznaczona dla grup radnych, którzy biorą udział w posiedzeniach.
W polu Domyślna nazwa posiedzenia podajemy nazwę w jaki sposób domyślnie mają być nazywane posiedzenia tej grupy.
Domyślna sygnatura – służy do nadania sygnatury posiedzenia.
Domyślne miejsce posiedzenia – jest polem przeznaczonym do podania, gdzie domyślnie odbywają się posiedzenia tej grupy.
Domyślnie publiczny załącznik – aktywny oznacza, że dodawany załącznik do posiedzenia domyślnie będzie publiczny.
Po aktywacji funkcji Obsługa posiedzeń mamy możliwość aktywacji funkcji Numeracja posiedzeń i punktów porządku obrad. W tym miejscu możemy ustawić następujące parametry:
Format numeracji posiedzeń – w tym miejscu wybieramy w jaki sposób będą numerowane posiedzenia dla tej grupy.
Format numeracji punktów porządku obrad – funkcja służy do ustawiania w jaki sposób będą numerowane punkty dla tworzonej grupy. Każdy z poziomów punktów może mieć wybraną inną opcję numerowania.
Członkowie grupy widoczni na liście gości
Aktywowanie funkcji spowoduje, że członkowie grupy będą widoczni na liście gości podczas obsługi posiedzenia.
Posiedzenia widoczne tylko dla członków grupy
Funkcja służy do ukrywania posiedzeń tworzonej grupy przed użytkownikami spoza tej grupy. Wyjątek stanowią użytkownicy z uprawnieniami do zarządzania i tworzenia posiedzeń.
Rejestr dokumentów
Opcja uruchamiająca dostęp do Rejestru dokumentów, która służy do przechowywania podjętych uchwał w trakcie posiedzeń tworzonej grupy. Po aktywacji funkcji należy podać własną Nazwę rejestru, następnie w jaki sposób mają być nazywane dokumenty, a w ostatnim polu wpisujemy jaki ma zostać zastosowany Schemat numeracji. Ostatnią dostępną funkcją jest Numeruj uchwały od początku, w każdym nowym roku – po aktywacji, co roku dokumenty będą numerowane od początku.
Po poprawnym wypełnieniu wszystkich niezbędnych opcji naciskamy przycisk Dodaj grupę.
Dodawanie kontaktów
Kontakty dodane w systemie eSesja służą do wysyłania maili i SMS, a także udzielaniu głosu podczas posiedzeń z dodaniem danych osoby na transmisji. Aby dodać nowy kontakt należy nacisnąć przycisk Dodaj kontakt lub ikonę dodawania kontaktu w prawym dolnym rogu.
W nowo otwartym oknie uzupełniamy dane kontaktu i wybieramy grupę, do której chcemy przypisać kontakt, a następnie potwierdzamy przyciskiem Zapisz kontakt.
Nadanie uprawnień kontaktowi
W celu zmiany kontaktu na konto z możliwością logowania należy wybrać Edytuj kontakt lub wybrać opcję Uprawnienia po najechaniu kursorem myszki na kontakt. Wchodząc przez edycję kontaktu należy nacisnąć w oknie przycisk Uprawnienia w prawym górnym roku okna.
Następnie należy wypełnić pole Utwórz Login oraz Utwórz hasło i Powtórz hasło, zamiast tworzyć własne hasło można również wykorzystać opcję Generuj hasło. Po wypełnieniu należy zapisać dane przyciskiem Zapisz dane.
Po zapisaniu danych uzyskujemy możliwość nadawania i edycji uprawnień. Domyślnie nadane uprawnienia są przeznaczone dla użytkowników jak radni. Nadając uprawnienie Zarządzanie dyskusją, użytkownik otrzymuje uprawnienia przewodniczącego. Nadane uprawnienia zapisujemy przyciskiem Zapisz uprawnienia.
Usuwanie użytkowników bez uprawnień
W celu usunięcia kontaktów bez nadanych uprawnień należy przejść do grupy i nacisnąć ikonę kosza.
Następnie otworzy się okno, w którym potwierdzamy chęć usunięcia przyciskiem Potwierdź.
Usuwanie użytkowników z uprawnieniami
Konta, którym zostały nadane uprawnienia nie mogą zostać usunięte. Takie konta należy dezaktywować oraz odebrać im uprawnienia.
W tym celu przechodzimy do uprawnień użytkownika. Uprawnienia są dostępne bezpośrednio po najechaniu na użytkownika lub poprzez edycję kontaktu.
Następnie w oknie uprawnień należy odznaczyć nadane uprawnienia oraz odznaczyć Konto aktywne. Po odznaczeniu potwierdzamy zmiany przyciskiem Zapisz uprawnienia.
7. Rejestr
Przejście do rejestru znajduje się na pasku zakładek. Po najechaniu na Rejestr wybieramy rejestr, który chcemy otworzyć. Dla każdej z grup kontaktów możemy stworzyć osobny rejestr.
Po naciśnięciu na wybrany rejestr otworzy się strona, gdzie w górnej części znajduje się wyszukiwarka z filtrami:
Wyszukaj uchwałę – pole wyszukiwarki.
Wybierz rejestr – lista, w której należy wybrać rejestr, który chcemy przeszukać.
Data obowiązywania od/Data obowiązywania do – wybór zakresu dat.
Posiedzenie – wybór posiedzenia, którego ma dotyczyć uchwała w rejestrze.
Poniżej znajduje się lista podjętych uchwał.
Podjęte uchwały możemy edytować w ograniczonym zakresie, aby przejść do edycji należy nacisnąć na ikonę długopisu znajdującego się przy każdej z uchwał.
Po naciśnięciu na przycisk edycji otworzy się okno ustawień. W tym miejscu możemy edytować:
Numer uchwały – zmiana numeru podjętej uchwały.
Nazwa uchwały – edycja nazwy uchwały.
Podstawa prawna – możliwość uzupełnienia podstawy prawnej dla podjętej uchwały.
Uwagi – możliwość dodania uwag do podjętej uchwały.
Data ogłoszenia – funkcja umożliwiająca podania daty, w której została podjęta uchwała.
Okres obowiązywania – opcja dodania przedziału dat obowiązywania podjętej uchwały.
W celu potwierdzenia zmian należy nacisnąć na przycisk Zapisz.
Wszelkie ustawione zmiany w tym miejscu zostaną również dodane publicznie w portalu mieszkańca.
8. Interpelacje i zapytania
W zakładce interpelacje i zapytania możemy zarówno dodać jak i sprawdzić oraz odpowiedzieć na zadane interpelacje, zapytania lub zapytania do biura rady przez radnych. W górnej części okna znajduje się wyszukiwarka wraz z możliwością ustawienia przedziału dat dla znajdujących się w systemie interpelacji/zapytań. Poniżej widoczne są dodane interpelacje/zapytania.
Dodawanie interpelacji
Celem dodania interpelacji należy nacisnąć na przycisk Dodaj interpelacje.
Po naciśnięciu zostanie otwarte okno, w którym wypełniamy pola:
Autor – wybór autora z listy dodanych do systemu użytkowników.
Typ – wybór typu złożonego dokumentu spośród Interpelacja/Zapytanie/Zapytanie do Biura Rady.
Numer – nadanie numeru dla złożonego dokumentu.
Tytuł – podanie tytułu interpelacji/zapytania.
Treść – podanie treści interpelacji/zapytania.
Czas – opcja nadania daty złożenia interpelacji/zapytania.
Publiczne – możliwość ustawienia jako publiczne, spowoduje to zamieszczenie również na portalu mieszkańca.
Potwierdzamy dodanie przyciskiem Wyślij.
Edycja interpelacji
W celu edycji dodanych interpelacji/zapytań należy najechać na dodaną interpelację/zapytanie i wybrać opcję edycji w postaci ikony długopisu.
Po naciśnięciu zostanie otwarte analogiczne okno jak do okna dodawania interpelacji.
Dodawanie załączników do interpelacji
Do dodanych interpelacji/zapytań występuje możliwość dodania załącznika, żeby tego dokonać należy najechać na dodaną interpelację i wybrać ikonę spinacza.
Po naciśnięciu zostanie otwarte okno domyślnej przeglądarki plików dla systemu, z którego korzystamy. W tym miejscu należy wybrać plik i potwierdzić wybór. Dodany załącznik możemy również usunąć poprzez naciśnięcie na ikonę kosza i następnie potwierdzić chęć usunięcia.
Odpowiadanie na interpelacje
Celem odpowiedzenia na interpelacje/zapytania należy przejść do interpelacji/zapytania. W tym celu naciskamy na ikonę oka po najechaniu na interpelację/zapytanie.
Po przejściu do interpelacji mamy możliwość odpowiedzi przy pomocy pliku lub wypełniając odpowiedź elektronicznie.
Odpowiedź w pliku
W celu odpowiedzi przy pomocy pliku należy nacisnąć na przycisk Odpowiedz w pliku. Po naciśnięciu zostanie otwarte okno domyślnej przeglądarki plików dla systemu, z którego korzystamy. W tym miejscu należy wybrać plik i potwierdzić wybór.
Odpowiedź w formie elektronicznej
Odpowiedź w formie treści elektronicznej odbywa się poprzez naciśnięcie przycisku Odpowiedz.
W otwartym oknie należy wypełnić pole Treść oraz potwierdzić odpowiedź przyciskiem Wyślij.
Usuwanie odpowiedzi
Celem usunięcia odpowiedzi należy najechać na odpowiedź i nacisnąć na ikonę kosza, a następnie potwierdzić.
Usuwanie interpelacji
Każdą z dodanych interpelacji/zapytań możemy usunąć. Celem wykonania tej akcji należy najechać na interpelację, a następnie nacisnąć na ikonę kosza. Po naciśnięciu potwierdzamy usunięcie przyciskiem Potwierdź.
9. Informator
W górnej części znajduje się wyszukiwarka komunikatów z polem Wyszukaj komunikat, następnie umieszczona jest możliwość podania zakresu dat przy pomocy pól Data wysłania od i Data wysłania do oraz możliwość wybrania grupy docelowej przy pomocy pola Wybierz grupę.
Poniżej znajduje się lista dodanych komunikatów.
Dodawanie komunikatów
Dodawanie komunikatów rozpoczyna się poprzez naciśnięcie przycisku Dodaj komunikat.
W otwartym oknie wybieramy adresatów komunikatu, wybór możemy dokonać indywidualnie wybierając użytkowników z listy lub zaznaczyć całą grupę wybierając nad listą rozwijaną Użytkownicy lub Grupy.
Następnie wypełniamy pole Tytuł – nazwa, która będzie się wyświetlała użytkownikom po wejściu do aplikacji. Poniżej znajduje się pole Treść, które wypełniamy treścią komunikatu. Kolejnym polem jest Czas dodania komunikatu, który uzupełnia się automatycznie bazując na aktualnej dacie i godzinie. Ostatnim polem jest Termin komunikatu. W tym polu, po włączeniu opcji Pokaż w kalendarzu użytkownika możemy ustalić datę, która zostanie oznaczona w kalendarzu.
Ostatnim krokiem jest wybór statusu w sekcji Status komunikatu.
Nieaktywny – oznacza komunikat niewidoczny dla użytkowników, jedynie administratorzy widzą taki komunikat.
Aktywny – jest to dodany i widoczny dla użytkowników komunikat.
Ważne – Komunikaty o większej ważności, takie komunikaty będą wyświetlane na szczycie listy u użytkowników.
Po wypełnieniu wszystkich danych należy potwierdzić dodanie komunikatu przyciskiem Zapisz.
Dodany komunikat możemy w każdym momencie edytować, w tym celu należy nacisnąć na ikonę edycji. Okno otwarte po naciśnięciu na ikonę edycji będzie takie samo jak w przypadku dodawania komunikatu.
Dodawanie załączników do komunikatu
Po dodaniu komunikatu mamy możliwość dołączenia do niego plików. Aby dołączyć pliki należy najechać na komunikat, a następnie nacisnąć przycisk dodawania załączników w postaci spinacza.
Po naciśnięciu zostanie otwarte okno domyślnej przeglądarki plików dla systemu, z którego korzystamy. W tym miejscu należy wybrać plik i potwierdzić wybór. Aby sprawdzić dodane załączniki należy nacisnąć na strzałę, która rozwija listę dodanych załączników jak i dodatkowe informacje o komunikacie.
Po otwarciu szczegółów jest również możliwość usunięcia dodanych załączników. W celu usunięcia należy nacisnąć na ikonę kosza.
Weryfikacja logów komunikatów
Każdy z komunikatów posiada logi pozwalające zweryfikować czy oraz kiedy zostały one otwarte przez poszczególnych użytkowników. Aby otworzyć logi należy najechać na komunikat i nacisnąć na przycisk Logi.
W otwartym oknie widzimy tabelę z podziałem na Użytkownik, Czas – informuje o dniu odczytania, Status – informuje o statusie nie odczytano lub odczytano. Ponad tabelą jest również umieszczone pole wyszukiwania.
Usuwanie komunikatów
Usuwanie komunikatów wykonuje się poprzez najechanie na komunikat i naciśnięcie ikony kosza.
Usunięcie należy zatwierdzić przyciskiem Potwierdź.
10. Aktualności
W zakładce Aktualności samorządowe możemy przeglądać na bieżąco dodawane wiadomości z serwisów o tematyce samorządowej. W celu wyszukania interesujących nas treści możemy skorzystać z wyszukiwarki umieszczonej w górnej części okna.
11. Wiadomości SMS
W zakładce Wiadomości SMS znajduje się panel do wysyłania wiadomości SMS użytkownikom. Po otwarciu strony w górnej sekcji widzimy informację o ilości wysłanych SMS w dniu otwarcia panelu, w danym miesiącu kalendarzowym, w poprzednim miesiącu kalendarzowym, w trakcie całego roku oraz pozostała ilość kredytów. Poniżej znajduje się wyszukiwarka wiadomości wraz z możliwością ustawienia zakresu dat do przeszukania. Pod wyszukiwarką znajduje się lista wysłanych SMS ułożona chronologicznie.
W celu wysłania SMS do użytkowników należy nacisnąć na przycisk Wyślij SMS.
W otwartym oknie wybieramy grupę docelową lub pojedynczo użytkowników w polu Kontakty. Następnie wpisujemy Treść wiadomości, a wysłanie potwierdzamy przyciskiem Wyślij.
Po potwierdzeniu wysłania będziemy widzieć następujące statusy wiadomości:
Oczekuje na nadanie – oznacza, że wiadomość została przyjęta w systemie eSesja i przekazana do systemu rozsyłającego wiadomości.
Wysłano – status informuje, że wiadomości zostały rozesłane.
Dostarczono – wiadomości zostały skutecznie dostarczone do odbiorców.
12. Wiadomości e-mail
Po otwarciu zakładki Wiadomości e-mail w górnej części okna widzimy statystyki wysłanych maili z systemu. Poniżej znajduje się wyszukiwarka z polem na wpisanie szukanej frazy Wyszukaj wiadomość. Następną dostępną funkcją jest możliwość ustawienia zakresu dat dla szukanej wiadomości przy pomocy pól Data wysłania od i Data wysłania do.
Pod wyszukiwarką widzimy wszystkie wysłane maile w systemie ułożone chronologiczne.
Wysyłanie wiadomości e-mail
W celu wysłania wiadomości e-mail należy nacisnąć przycisk w prawym górnym rogu panelu wiadomości Wyślij Email.
Następnym krokiem jest wypełnienie danych w otwartym oknie. W pierwszym polu Kontakty wybieramy odbiorców wiadomości. Odbiorców możemy wybrać poprzez pojedyncze oznaczanie na liście osób lub poprzez naciśnięcie na nazwę grupy. Naciśnięcie na nazwę grupy spowoduje dodanie do listy odbiorców wszystkich osób z grupy. Jeśli na liście nie widzimy jakiegoś kontaktu oznacza to, że nie ma uzupełnionego adresu e-mail.
Po wybraniu odbiorców należy wypełnić pole Temat oraz treść wiadomości w polu Treść. Opcjonalnie możemy również załączyć pliki w podanych formatach. Po wypełnieniu pól należy potwierdzić wysłanie wiadomości przy pomocy przycisku Wyślij.
13. Repozytorium dokumentów
Repozytorium dokumentów w systemie eSesja jest miejscem pozwalającym na łatwe przechowywanie dokumentów wykorzystywanych na potrzeby posiedzeń. Dodane dokumenty w tym miejscu można załączać bezpośrednio do posiedzeń bez ponownego wgrywania ich do systemu.
W celu dodania dokumentu należy wybrać, do której kategorii chcemy przypisać dokument wybierając grupę w oknie Kategorie, a następnie nacisnąć przycisk Dodaj dokument. W tym momencie otworzy się okno domyślnej przeglądarki plików dla systemu z którego korzystamy. W tym miejscu należy wybrać plik i potwierdzić wybór.
Po dodaniu dokumentu pojawi się on na liście. Z poziomu listy można plik otworzyć/pobrać przyciskiem Otwórz, edytować nazwę przyciskiem Edytuj oraz usunąć przyciskiem Usuń.
14. Raporty obecności
Funkcjonalność pozwala na generację raportu obecności użytkowników z uprawnieniami z dowolnego przedziału czasowego. Po otwarciu zakładki w górnej części strony widzimy Pola Data od oraz Data do, w których wybieramy przedział czasowy jaki nas interesuje. W polu Grupa wybieramy jakiej grupy ma dotyczyć generowany raport. Można również wybrać opcję Sumaryczny raport, aby wygenerować go dla wszystkich użytkowników. Po uzupełnieniu pól należy nacisnąć przycisk Generuj.
Po naciśnięciu Generuj zostanie wygenerowana lista zgodnie z ustawionymi parametrami. Na liście widoczne są dane użytkownika, sumaryczna ilość obecności, nieobecności, spóźnień oraz wcześniejszych wyjść w określonym przedziale czasu. Wygenerowany raport można pobrać do pliku *.PDF przy pomocy przycisku Pobierz.
15. Aktywność użytkowników
Zakładka Aktywność użytkowników pozwala na sprawdzenie ilości logowań przez użytkowników oraz kiedy się odbyły. W górnej części panelu widoczny jest wykres słupkowy z ilościami logowań z ostatnich 3 miesięcy. W części Wizyty znajduje się lista użytkowników z informacją o sumarycznej ilości wizyt (logowań) w systemie. Ponadto dostępne są informacje o ostatnim logowaniu oraz o ostatniej aktywności w systemie. Aby przejść do szczegółowej listy logowań należy nacisnąć przycisk Logowania dostępny przy każdym użytkowniku.
Po naciśnięciu na przycisk Logowania otworzy się okno z listą, kiedy i o której godzinie użytkownik dokonał logowania. Lista jest ułożona chronologicznie.
16. Ustawienia profilu
Po naciśnięciu na informację o zalogowanym administratorze uzyskujemy możliwość przejścia do ustawień profilu poprzez naciśnięcie na Profil.
Edycja avataru
Pierwszym polem w zakładce Profil jest możliwość zmian avataru. Zmianę wykonujemy poprzez naciśnięcie na przycisk Zmień. Po naciśnięciu zostanie otwarte okno domyślnej przeglądarki plików dla systemu, z którego korzystamy. W tym miejscu należy wybrać plik i potwierdzić wybór.
Edycja danych profilu
Administrator ma możliwość zmiany swoich danych personalnych, aby tego dokonać należy nacisnąć na przycisk Zmień w sekcji Dane personalne.
Po naciśnięciu przycisku otworzy się nam formularz, w którym mamy możliwość ustawienia następujących danych:
- Imię,
- Nazwisko,
- Numer telefonu,
- Fax,
- Adres E-mail,
- Ulica i numer domu/mieszkania,
- Kod pocztowy,
- Miasto.
Wprowadzone zmiany zapisujemy przyciskiem Zapisz.
Jeśli chcemy zmienić właściciela konta administracyjnego, nie należy zmieniać danych starego administratora. W takim przypadku należy najpierw dezaktywować konto starego administratora, a następnie utworzyć nowe konto dla nowego administratora.
Zmiana hasła
Zmiany hasła dostępowego dokonujemy poprzez naciśnięcie przycisku Zmiana hasła w prawym górnym rogu.
W otwartym formularzu wypełniamy pole Dotychczasowe hasło obecnie posiadanym hasłem, a następnie uzupełniamy pola Nowe hasło i Powtórz nowe hasło nowym hasłem. Zmianę potwierdzamy przyciskiem Zapisz.
Zmiana pinu
Celem zmiany pinu należy przejść do opcji Zmiana pinu.
W otwartym oknie uzupełniamy pole Hasło do konta oraz pola Nowy Pin i Powtórz nowy Pin. Ustawiony pin potwierdzamy przyciskiem Zapisz.
17. Ustawienia konta
Celem otwarcia ustawień konta należy wybrać opcję Ustawienia z rozwiniętego menu po naciśnięciu na profil administratora.
Ustawianie wykresów wyników głosowań
W ustawieniach mamy możliwość ustawienia w jaki sposób będą prezentowane wyniki po zakończeniu głosowań. Aby wybrać typ wykresu lub wyłączenie go naciskamy w sekcji Typ wykresu przycisk Zmień.
W otwartym oknie mamy możliwość wyboru jednego z trzech typów wykresów lub całkowicie wyłączenie wykresów wybierając opcję Bez wykresu. Wybór potwierdzamy przyciskiem Zapisz.
Zmianę typu wykresu zobaczymy poprzez umieszczenie wybranego typu w sekcji Typ wykresu.
Dodanie/zmiana Herbu/Loga jednostki
Celem umieszczenia lub zmiany Herbu/Loga jednostki należy nacisnąć przycisk Wybierz w sekcji Herb/Logo. Po naciśnięciu zostanie otwarte okno domyślnej przeglądarki plików dla systemu, z którego korzystamy. W tym miejscu należy wybrać plik i potwierdzić wybór.
Po dodaniu, Herb/Logo będzie widoczne w sekcji Herb/Logo. W tym miejscu mamy również możliwość całkowitego usunięcia Herbu/Loga przy pomocy przycisku Usuń, po naciśnięciu należy potwierdzić wykonywaną akcję.
Dodanie stopki graficznej do eksportowanych dokumentów
Dokumenty eksportowane z systemu eSesja mogą automatycznie otrzymać stopkę jednostki. Stopkę należy przygotować w formacie graficznym. Dodawanie stopki wykonujemy poprzez naciśnięcie na przycisk Wybierz w sekcji Stopka graficzna. Po naciśnięciu zostanie otwarte okno domyślnej przeglądarki plików dla systemu, z którego korzystamy. W tym miejscu należy wybrać plik i potwierdzić wybór.
Po dodaniu od razu uzyskamy podgląd jak wygląda stopka w sekcji Stopka Graficzna oraz mamy możliwość całkowitego usunięcia stopki poprzez przycisk Usuń.
Adres aplikacji sterowania kamerami
Wprowadzenie adresu aplikacji sterującej kamerami w trakcie transmisji posiedzeń znajduje się w sekcji Aplikacja sterowania kamerami. W celu zmiany domyślnego adresu należy wybrać opcję Zmień.
W otwartym oknie poprawnie podajemy adres aplikacji oraz potwierdzamy zmianę przyciskiem Zapisz.
Domyślne ustawienia głosowania
W sekcji Ustawienia głosowania mamy możliwość zmiany domyślnego ustawiania dotyczącego automatycznego kończenia głosowań po oddaniu głosów przez wszystkich obecnych użytkowników. Aktywna funkcja jest oznaczona włącznikiem w kolorze czerwonym, nieaktywna w kolorze szarym.
