1. Login

System eSitzung ist eine browserbasierte Anwendung; die Anmeldung erfolgt über die Seite admin.esitzung.de. Um den Zugriff auf die Anwendung zu beschleunigen, kann die Option Anmeldedaten speichern ausgewählt werden. Nach Aktivierung dieser Option wird die Funktion zur automatischen Anmeldung am System eingeschaltet.

Für die Nutzung des Systems werden Browser empfohlen, die auf dem Chromium-Projekt basieren, zum Beispiel:

• Chrome
• Microsoft Edge
• Opera

Hinweis: Das System ist nicht für die Nutzung auf mobilen Geräten optimiert.

Falls wir das Anmeldepasswort vergessen haben, können wir die Option Passwort vergessen nutzen. Nach dem Anklicken öffnet sich das Fenster zum Zurücksetzen des Passworts. Nach Eingabe der E-Mail-Adresse und Bestätigung, dass wir kein Roboter sind, kann die Schaltfläche Passwort zurücksetzen angeklickt werden. Das neue Passwort sollte an die im Formular angegebene E-Mail-Adresse gesendet werden.

2. Panelbeschreibung

Nach der Anmeldung sehen wir das Hauptpanel der Anwendung.

1. Registerkartenmenü/Abmeldung – Bereich mit Zugriff auf die Registerkarten des Systems, Verweisen auf den Status der Server sowie der Möglichkeit zur Abmeldung.
2. Suchfunktion – ermöglicht das Auffinden sämtlicher Elemente, die dem eigenen System hinzugefügt wurden, wie etwa Anlagen, Kontakte oder Abstimmungen.
3. Bereich der Schnellfunktionen – hier befinden sich folgende Optionen:
   • Sitzung hinzufügen,
   • Benachrichtigung hinzufügen,
   • SMS senden,
   • E-Mail senden.
4. Bevorstehende Sitzungen – hier sind die anstehenden Sitzungen sichtbar, unterteilt in heutige und zukünftige Sitzungen, sowie das Archiv mit den zuletzt stattgefundenen Sitzungen.
5. Informationen über den angemeldeten Administrator – Angaben zur Institution sowie grundlegende Daten des Administrators. In diesem Bereich können zudem Systembenachrichtigungen eingesehen, aktuell im System angemeldete Benutzer erkannt, die Systemsprache geändert, die Konto- und Profileinstellungen aufgerufen sowie der Aktualisierungsverlauf des Systems eingesehen werden.
6. Sitzungskalender – Im Kalender sind sämtliche hinzugefügten Sitzungen sowie Mitteilungen gekennzeichnet.

3. Sitzungen

Nach Auswahl der Registerkarte Sitzungen im Menü wird die Liste der hinzugefügten Sitzungen angezeigt. Um eine bestimmte Sitzung zu finden, können wir die verfügbaren Filter verwenden:

Suchbegriff – Suchfeld zur Suche anhand der eingegebenen Suchphrase.

Gesuchte Gruppen – Option zur Auswahl der Gruppe, für die die Sitzung gesucht wird.

Datumsbereich – Auswahl des Zeitraums, für den die Sitzung gesucht wird.

Sitzung hinzufügen

Das Hinzufügen einer Sitzung erfolgt durch Anklicken der Schaltfläche Sitzung hinzufügen nach dem Überfahren der Registerkarte Sitzungen und der Auswahl der entsprechenden Gruppe oder über das Fenster Hauptseite.

Im geöffneten Fenster sind die Felder Sitzungstermin sowie Uhrzeit auszufüllen. Die Felder Sitzungsenddatum, Sitzungsnummer, Referenznummer, Sitzungsbezeichnung und Sitzungsort sind optionale Felder. Wenn wir diese leer lassen, werden sie gemäß den Einstellungen der Gruppe ergänzt, die wir der Sitzung zuweisen. Wenn mehr als eine Gruppe ausgewählt wird, werden die Felder Referenznummer und Sitzungsort automatisch geleert, um das Einfügen unzutreffender Daten zu verhindern.

Das Feld Sitzungsenddatum kann vom Sitzungstermin abweichen, zum Beispiel wenn die Sitzung zu einem anderen Zeitpunkt fortgesetzt wird.

Im Bereich Teilnehmende Gruppen wählen wir eine im System vorhandene Benutzergruppe aus, für die die Sitzung erstellt wird. Die Gruppen werden an dieser Stelle alphabetisch sortiert. Werden mehrere Gruppen ausgewählt, ist die Sitzung für die Benutzer aller ausgewählten Gruppen verfügbar. Darunter befinden sich im Bereich Einstellungen die folgenden Auswahlfelder:

Öffentliche Sitzung – durch Aktivierung dieser Option wird die hinzugefügte Sitzung für alle im System angemeldeten Benutzer sichtbar sowie auch für Internetnutzer im Bürgerportal, sofern dieses aktiviert wurde.
Sitzung nur für Benutzer sichtbar – durch Aktivierung dieser Option wird die hinzugefügte Sitzung für angemeldete und berechtigte Benutzer des Systems sichtbar.

Wenn beide Einstellungen nicht aktiviert werden, ist die Sitzung nur für Administratoren sichtbar. Die Einstellungen können jederzeit bearbeitet werden.

Tagesordnung bearbeiten

Um die Tagesordnung hinzuzufügen, muss die Sitzung aufgerufen werden; hierfür stehen zwei Methoden zur Verfügung.

Über das Hauptseite, indem mit dem Cursor auf die ausgewählte Sitzung geklickt wird.

Im Registerkartenmenü öffnen sich nacheinander Listen, wenn wir mit dem Cursor auf Sitzungen fahren. Zunächst erfolgt die Auswahl der Gruppe, auf die sich die Sitzung bezieht, anschließend wählen wir die Sitzung aus, und in der letzten Liste werden die für die Sitzung verfügbaren Optionen angezeigt. An dieser Stelle wählen wir Tagesordnung bearbeiten aus.

Das Hinzufügen der ersten Tagesordnungspunkte erfolgt auf zwei Arten: durch den Import aus einer Datei im Format .doc/.docx mithilfe der Funktion Tagesordnung importieren, die im Dropdown-Menü nach Anklicken der drei vertikalen Punkte verfügbar ist.

Die zweite Methode besteht in der manuellen Eingabe jedes einzelnen Punktes in das Feld am unteren Seitenrand. An dieser Stelle werden die Punkte einzeln eingetragen. Falls ihre Reihenfolge versehentlich falsch sein sollte, kann sie jederzeit geändert werden. Ein Tagesordnungspunkt wird durch Drücken der Eingabetaste oder durch Anklicken der Schaltfläche Tagesordnungspunkt hinzufügen hinzugefügt.

Nach dem Hinzufügen der Tagesordnung können wir zur Bearbeitung übergehen und zusätzliche Elemente, z. B. eine Abstimmung, hinzufügen.

Änderung der Reihenfolge der Tagesordnungspunkte

Die Reihenfolge der hinzugefügten Punkte wird geändert, indem der hinzugefügte Punkt an die richtige Stelle gezogen wird. Im ersten Schritt fahren wir mit dem Mauszeiger über den Punkt und drücken die linke Maustaste auf den Punkt, ohne sie loszulassen. In diesem Moment befindet sich der Punkt noch an derselben Stelle, wir sehen jedoch bereits eine hervorgehobene Darstellung dieses Punktes, der mit der Maus gehalten wird.

Der nächste Schritt besteht darin, den Punkt an die Zielposition zu verschieben, sodass er an der richtigen Stelle erscheint, jedoch noch mit der alten Nummerierung. Wenn dies die richtige Position ist, lassen wir die Maustaste los, und die Nummerierung wird automatisch korrigiert.

Die zweite Methode zur Änderung der Reihenfolge der Punkte besteht darin, das beim jeweiligen Punkt sichtbare Kontrollkästchen zu markieren. In diesem Moment erscheint am unteren Bildschirmrand ein Bedienfeld mit Pfeilsymbolen, mit deren Hilfe wir ebenfalls die Reihenfolge des markierten Punktes ändern können.

Es besteht auch die Möglichkeit, die Reihenfolge mehrerer Punkte gleichzeitig zu ändern. Dazu markieren wir die betreffenden Punkte und ändern ihre Position ebenfalls mithilfe der sichtbaren Pfeile.

Die dritte Methode zur Änderung der Reihenfolge der Punkte besteht darin, im unteren Bedienfeld die Schaltfläche zum Verschieben des Punktes auszuwählen. Nach dem Anklicken erscheint die Nummerierung der Tagesordnungspunkte, in der die Stelle ausgewählt werden kann, an der sich der Punkt befinden soll.

Erstellen von Unterpunkten

Die Änderung der Ebene eines Punktes erfolgt, indem der Punkt auf den Punkt verschoben wird, der als übergeordneter Punkt dienen soll. Im ersten Schritt fahren wir mit dem Mauszeiger über den Punkt und drücken die linke Maustaste auf den Punkt, ohne sie loszulassen. In diesem Moment befindet sich der Punkt noch an derselben Stelle, wir sehen jedoch bereits eine transparente Darstellung dieses Punktes, der mit der Maus gehalten wird.

Im nächsten Schritt verschieben wir die Darstellung auf den Punkt, der der übergeordnete Punkt sein soll. Beim Darüberfahren sehen wir, dass der verschobene Punkt an den Zielpunkt „angeheftet“ wird. Wenn es die richtige Position ist, lassen wir die Maustaste los, und die Nummerierung wird automatisch angepasst.

Die zweite Methode zum Hinzufügen eines Unterpunkts besteht darin, das beim jeweiligen Punkt sichtbare Kontrollkästchen zu markieren. In diesem Moment erscheint am unteren Bildschirmrand ein Bedienfeld, in dem die Schaltfläche Unterpunkt hinzufügen sichtbar ist. Nach dem Anklicken erscheint ein Feld, in das der entsprechende Inhalt eingegeben werden kann. Nach dem Drücken der Enter-Taste oder der Schaltfläche Tagesordnungspunkt hinzufügen wird der Unterpunkt an der ausgewählten Stelle hinzugefügt.

Löschen eines Punktes

Um einen Punkt zu löschen, fahren wir mit dem Mauszeiger über den Punkt, den wir entfernen möchten. Nach dem Anklicken des Löschsymbols in Form eines Papierkorbs erscheint eine Aufforderung zur Bestätigung der geplanten Aktion. An dieser Stelle wählen wir die Option Bestätigen. Nach dem Löschen des Punktes kann dieser nicht wiederhergestellt werden.

Die zweite Methode zum Löschen eines Punktes besteht darin, das beim jeweiligen Punkt sichtbare Kontrollkästchen zu markieren. In diesem Moment erscheint am unteren Bildschirmrand ein Bedienfeld mit einer Schaltfläche in Form eines Papierkorbs. Nach dem Anklicken erscheint eine Aufforderung zur Bestätigung der geplanten Aktion. An dieser Stelle wählen wir die Option Bestätigen. Nach dem Löschen des Punktes kann dieser nicht wiederhergestellt werden.

Punkteeinstellungen

Die Einstellungen des Tagesordnungspunktes öffnen wir, indem wir mit dem Mauszeiger auf den Punkt fahren und die Option Punkteeinstellungen auswählen.

Die zweite Methode besteht darin, das beim jeweiligen Punkt sichtbare Kontrollkästchen zu markieren. In diesem Moment erscheint am unteren Bildschirmrand ein Bedienfeld mit der Schaltfläche Bearbeiten.

Nach dem Anklicken einer der oben beschriebenen Schaltflächen öffnet sich ein Fenster, in dem wir eine Reihe von Optionen sehen:

• Tagesordnungspunktbezeichnung – Feld mit dem angegebenen Namen des Punktes, für den die Einstellungen geöffnet wurden. In diesem Feld kann der Inhalt ebenfalls bearbeitet werden.
• Betrifft – Feld zur Eingabe von Informationen darüber, worauf sich der Punkt bezieht.
• Diskussionsprofil – Dropdown-Liste, über die ausgewählt werden kann, welches Diskussionsprofil diesem Punkt zugewiesen werden soll.
• Einreicher – Feld, in dem wir Informationen zum Antragsteller des Punktes angeben können.
• Vorgetragen von – Feld, in dem wir die Angaben der Person ergänzen können, die den Punkt vorträgt.
• Tagesordnungspunktnummer – Feld, in dem die Nummer des Punktes überschrieben werden kann, z. B. durch eine unnummerierte Liste; die Nummerierung der nachfolgenden Punkte bleibt dabei unverändert.
• Status – an dieser Stelle können wir dem Punkt einen zusätzlichen Status zuweisen. Die Änderung des Status ist auch während der Sitzung möglich.

• Begutachtet von – Möglichkeit auszuwählen, welche Gruppe den jeweiligen Punkt begutachtet.
• Verantwortliches Ausschuss – Möglichkeit auszuwählen, welche Kommission für den Punkt verantwortlich ist.

Die vorgenommenen Änderungen sind mit der Schaltfläche Speichern zu bestätigen.

Hinzufügen einer Abstimmung

Das Hinzufügen einer Abstimmung erfolgt durch Anklicken der Schaltfläche Abstimmung hinzufügen, die beim Überfahren des Punktes sichtbar wird.

Im nächsten Schritt sind die Angaben im geöffneten Fenster zu ergänzen.

Abstimmung über – dieses Feld wird standardmäßig mit dem Namen des Punktes ausgefüllt, es besteht jedoch die Möglichkeit, durch Bearbeitung des voreingetragenen Textes einen eigenen Inhalt einzugeben.

Antrag / Anwesenheitsprüfung – Möglichkeit, die Abstimmung in einen Antrag oder eine Anwesenheitsprüfung zu ändern.

Abstimmungsmodus – Liste mit der Möglichkeit auszuwählen, in welchem Modus die Sitzung stattfindet. Im Feld Quorum geben wir die erforderliche Anwesenheit in Prozent an; aus der Liste kann eine der folgenden Optionen ausgewählt werden:

• Abstimmung mit einfacher Mehrheit – In diesem Fall muss die betreffende Lösung mehr Stimmen dafür als dagegen erhalten; Enthaltungen werden dabei nicht berücksichtigt. Wenn beispielsweise 10 Ja-Stimmen, 9 Nein-Stimmen und 2 Enthaltungen abgegeben werden, wird die Abstimmung aufgrund der Mehrheit der Ja-Stimmen positiv entschieden.
• Abstimmung mit absoluter Mehrheit – In diesem Fall muss die betreffende Lösung mehr als die Hälfte der Stimmen der Abstimmenden erhalten. Wenn sich beispielsweise 21 Ratsmitglieder an der Abstimmung beteiligen, muss die Lösung mindestens 11 Ja-Stimmen bzw. 11 Nein-Stimmen erhalten, damit sie angenommen bzw. abgelehnt wird.

• Abstimmung mit absoluter Mehrheit aller Ratsmitglieder – In diesem Fall muss die betreffende Lösung mehr als die Hälfte der Stimmen der gesamten gesetzlichen Besetzung der abstimmenden Gruppe erhalten. Wenn sich beispielsweise 16 Ratsmitglieder an der Abstimmung beteiligen (während die Gruppe aus 21 Ratsmitgliedern besteht), muss die Lösung mindestens 11 Ja-Stimmen bzw. 11 Nein-Stimmen erhalten, damit sie angenommen bzw. abgelehnt wird.

• Abstimmung mit qualifizierter Mehrheit – In diesem Fall muss die betreffende Lösung eine festgelegte Anzahl von Stimmen erreichen, die stets über der einfachen Mehrheit liegt. Dies ist die am seltensten gewählte Abstimmungsart; dabei werden verschiedene Formen der qualifizierten Mehrheit verwendet, am häufigsten 2/3 oder 3/5.

Antworten – Feld, in dem die während der Abstimmung angezeigten Antwortoptionen eingetragen werden. Wenn es sich um eine Standardabstimmung handelt, sollte die Liste Vorlagen verwendet werden, in der folgende Optionen verfügbar sind:

• JA/NEIN/ENTHALTUNG
• JA/NEIN/ICH WEIß NICHT
• JA/NEIN

Min. Auswahl / Max. Auswahl – Felder, in denen angegeben wird, wie viele Stimmen der Abstimmungsteilnehmer mindestens abgeben muss und wie viele Stimmen er höchstens abgeben darf. Bei Standardabstimmungen ist in beiden Feldern der Wert 1 einzustellen.

Öffentlichkeit der Abstimmung – Option zur Auswahl zwischen geheimer und öffentlicher Abstimmung. Standardmäßig sind Abstimmungen als öffentlich eingestellt.

PIN-Code – Absicherung der Abstimmung durch Vergabe eines PIN-Codes. Nach dem Start der Abstimmung muss jeder berechtigte Teilnehmer den PIN-Code eingeben, um seine Stimme abgeben zu können.

Stimmberechtigte – Auswahl der Gruppe aus den der Sitzung zugewiesenen Gruppen, für die die Abstimmung bestimmt ist. Nur die ausgewählte Gruppe ist berechtigt, ihre Stimme abzugeben.

Abstimmungsoptionen

Benutzer aus Abstimmung ausschließen

Option zum Ausschluss einzelner Teilnehmer von der Abstimmung – Diese Option ist nach dem Speichern der Abstimmung aktiv. Nach dem Anklicken der Schaltfläche Speichern muss daher erneut Abstimmungseinstellungen geöffnet werden. Wenn diese Option dann erneut angeklickt wird – sie ist nun rot hervorgehoben – können die Benutzer ausgewählt werden, die von der Abstimmung ausgeschlossen werden sollen.

Nach der Auswahl der Benutzer bestätigen wir mit der Schaltfläche Bestätigen und speichern anschließend die vorgenommenen Änderungen an der Abstimmung erneut mit der Schaltfläche Speichern.

Mehrere Abstimmungen erstellen

Funktion zum Erstellen mehrerer Abstimmungen mit identischen Parametern in diesem Punkt. Nach Auswahl dieser Option und dem Ausfüllen des Feldes gemäß dem im geöffneten Fenster beschriebenen Muster werden die Abstimmungen entsprechend den angegebenen Bezeichnungen hinzugefügt.

Abstimmung verbergen

Option zum Ausblenden der Abstimmung. Nach der Aktivierung ist die Abstimmung nur für Administratoren sichtbar.

Sonderabstimmung starten

Eine Sonderabstimmung dient dazu, jede der im Feld Antworten eingetragenen Optionen jeweils mit JA/NEIN/ENTHALTUNG zu bewerten. Soll die Abstimmung beispielsweise die Wahl des Schriftführers der Sitzung betreffen, sind im Feld Antworten die Vor- und Nachnamen der Kandidaten jeweils in einer neuen Zeile einzugeben.

Nach dem Speichern der Abstimmung in dieser Form und ihrem Start hat jeder berechtigte Benutzer die Möglichkeit, für jeden der im Feld Antworten eingetragenen Kandidaten eine Stimme mit JA/NEIN/ENTHALTUNG abzugeben, entsprechend den zuvor festgelegten Werten in den Feldern Min. Auswahl und Max. Auswahl.

Automatischen Abstimmungsstart aktivieren

Durch das Aktivieren dieser Funktion wird die Abstimmung nach einer festgelegten Zeit automatisch geschlossen und zur nächsten Abstimmung übergegangen, um diese zu starten.

Alle Änderungen im Fenster Abstimmung hinzufügen sind mit der Schaltfläche Speichern zu sichern.

Nach dem Speichern der Abstimmung ist ihre spätere Bearbeitung bis zum Start der Abstimmung und bis zum Speichern der Abstimmungsergebnisse möglich. Um Änderungen vorzunehmen, fahren wir mit dem Mauszeiger über die Abstimmung und wählen die Schaltfläche Abstimmungseinstellungen aus.

Abstimmung verschieben

Wenn eine Abstimmung an einer unpassenden Stelle hinzugefügt wurde, kann sie mithilfe der Funktion Abstimmung verschieben an eine andere Stelle verlegt werden. Nach dem Anklicken dieser Option öffnet sich ein Fenster, in dem der entsprechende Sitzungspunkt ausgewählt werden kann, in dem sich die im System hinzugefügte Abstimmung befinden soll.

Hinzufügen von Anhängen und Beschlüssen.

Zu jedem Punkt kann ein Anhang sowie ein Beschluss hinzugefügt werden. Das Hinzufügen erfolgt durch Anklicken des Büroklammer-Symbols, das sichtbar wird, wenn der Mauszeiger über den Punkt geführt wird. Das rote Symbol steht für das Hinzufügen von Beschlüssen, das schwarze Symbol für das Hinzufügen von Anhängen. Nach dem Anklicken öffnet sich das Fenster des im verwendeten System standardmäßig eingestellten Dateibrowsers. Dort ist die Datei auszuwählen und die Auswahl zu bestätigen.

Nach dem Hinzufügen der Anhänge können die Einstellungen für jeden einzelnen Anhang geändert werden. Um das Einstellungsfenster zu öffnen, fahren wir mit dem Mauszeiger über den Punkt, anschließend über das Symbol Einstellungen und klicken darauf.

Im geöffneten Fenster können wir den Namen des Anhangs ändern, indem wir ihn im Feld Bezeichnung eingeben.

Öffentlich – wenn diese Option aktiv ist, ist der Anhang an allen Stellen im System sichtbar, an denen er veröffentlicht wurde.

Für Benutzer sichtbar – wenn diese Option aktiv ist, ist der Anhang für alle angemeldeten Benutzer sichtbar.

Register – Option, mit der ein Beschluss automatisch dem Beschlussregister hinzugefügt wird, sobald der Beschluss angenommen wurde.

Alle Änderungen sind mit der Schaltfläche Speichern zu sichern.

Beschlussfassung

Zu der Sitzung hinzugefügte Beschlüsse können als angenommen gekennzeichnet werden; dadurch wird der Beschluss dem Register hinzugefügt. Um einen Beschluss als angenommen zu kennzeichnen, ist die Schaltfläche Beschluss annehmen zu betätigen, die durch ein Symbol in Form eines roten Quadrats mit einem weißen Pluszeichen gekennzeichnet ist. Nach dem Anklicken öffnet sich ein Fenster mit dem Namen des Beschlusses (übernommen aus dem Namen des Punktes) sowie der standardmäßig vergebenen Beschlussnummer. Beide Felder können an dieser Stelle bearbeitet werden. Anschließend ist die Option Beschluss annehmen? zu markieren. Im letzten Schritt ist die Schaltfläche Speichern anzuklicken.

Hinzufügen von Anhängen und Beschlüssen aus dem Dokumentenarchiv

Zu jedem Punkt kann ein Anhang sowie ein Beschluss hinzugefügt werden, der zuvor im Repository gespeichert wurde. Das Hinzufügen beginnt mit einem Rechtsklick auf den Punkt. Anschließend wählen wir aus der eingeblendeten Liste Beschlussvorlage aus dem Beschlussbuch hinzufügen, wenn die hinzugefügte Datei als Beschluss hinzugefügt werden soll, oder Anhang aus dem Beschlussbuch hinzufügen.

Nach dem Anklicken einer dieser beiden Optionen wird das Repository automatisch geöffnet. Mithilfe des Feldes Kategorien wählen wir aus, für welche Gruppe das Dokument hinzugefügt wurde. Beim Auffinden des Dokuments kann auch das Feld Suchen hilfreich sein.

Nachdem der richtige Beschluss gefunden wurde, klicken wir auf die am Ende des Dokuments platzierte Schaltfläche Hinzufügen.

Das Hinzufügen zum Tagesordnungspunkt bestätigen wir mit der Schaltfläche Bestätigen.

Hinzufügen einer Notiz.

Zu jedem Tagesordnungspunkt kann eine Administratornotiz hinzugefügt werden. Dazu klicken wir mit der rechten Maustaste auf den Punkt und wählen aus der eingeblendeten Liste die Option Notiz hinzufügen. Im geöffneten Fenster füllen wir die Felder Name – die Bezeichnung, unter der die Notiz in der Sitzung sichtbar sein wird – sowie Inhalt der Notiz aus. Anschließend legen wir fest, ob die Notiz öffentlich sein soll – sichtbar für alle Administratoren – oder nicht öffentlich – nur sichtbar für den Administrator, der sie erstellt hat. Das Hinzufügen der Notiz bestätigen wir mit der Schaltfläche Speichern.

Nach dem Hinzufügen kann die Notiz sowohl bearbeitet als auch gelöscht werden; diese Optionen sind sichtbar, wenn der Mauszeiger über die Notiz geführt wird. Das Stiftsymbol steht für die Bearbeitung, das Papierkorb-Symbol für das Löschen der Notiz.

Hinzufügen eines Links.

Zu jedem Tagesordnungspunkt kann ein Link zu einer Internetseite hinzugefügt werden. Dazu klicken wir mit der rechten Maustaste auf den Punkt und wählen aus der eingeblendeten Liste die Option Link hinzufügen. Im geöffneten Fenster füllen wir die Felder Name des Anhangs – die Bezeichnung, unter der der Link in der Sitzung sichtbar sein wird – sowie URL-Adresse, beginnend mit http:// oder https://, aus. Anschließend legen wir fest, ob der Link öffentlich – für Benutzer sichtbar – oder nicht öffentlich sein soll. Das Hinzufügen des Links bestätigen wir mit der Schaltfläche Speichern.

Nach dem Hinzufügen kann der Link sowohl bearbeitet als auch gelöscht werden; diese Optionen sind sichtbar, wenn der Mauszeiger über den Link geführt wird. Das Stiftsymbol steht für die Bearbeitung, das Papierkorb-Symbol für das Löschen des Links.

Hinzufügen einer Wortmeldung.

Zu jedem Tagesordnungspunkt kann eine Wortmeldung eines Benutzers in Textform hinzugefügt werden. Dazu klicken wir mit der rechten Maustaste auf den Punkt und wählen aus der eingeblendeten Liste die Option Wortbeitrag hinzufügen. Im geöffneten Fenster sind der Autor der Wortbeitrag auszuwählen und der Inhalt der Wortbeitrag einzugeben. Das Hinzufügen der Wortmeldung bestätigen wir mit der Schaltfläche Speichern. Der eingegebene Inhalt wird zusammen mit der Angabe zum Autor der Wortbeitrag ebenfalls dem Protokoll beigefügt.

Nach dem Hinzufügen kann die Wortbeitrag sowohl bearbeitet als auch gelöscht werden; diese Optionen sind sichtbar, wenn der Mauszeiger über die Wortbeitrag geführt wird. Das Stiftsymbol steht für die Bearbeitung, das Papierkorb-Symbol für das Löschen der Wortbeitrag.

Kopieren von Tagesordnungspunkten

Jeder erstellte Tagesordnungspunkt kann in seiner vollständigen Form kopiert und in eine andere bereits im System erstellte Sitzung übernommen werden. Dies ist möglich, indem das beim jeweiligen Punkt sichtbare Kontrollkästchen markiert wird. In diesem Moment erscheint am unteren Bildschirmrand ein Bedienfeld, in dem die Option Kopieren sichtbar ist.

Nach dem Anklicken der Schaltfläche Kopieren wird das Fenster Punkt kopieren geöffnet, in dem die Gruppe und die Sitzung ausgewählt werden können, in die der gewählte Punkt übernommen werden soll. Nach Auswahl der entsprechenden Optionen bestätigen wir den Vorgang mit der Schaltfläche Hinzufügen, und die betreffende Sitzung erscheint in der sichtbaren Liste. Hier können auch mehrere Sitzungen ausgewählt werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, aus der sichtbaren Liste die entsprechenden Elemente des Punktes auszuwählen, die zusammen mit ihm übernommen werden sollen. Nach dem Anklicken der Schaltfläche Speichern erscheint eine Meldung, die ausgeführte Aktion bestätigt.

Wenn mehr als ein Punkt markiert wird, können diese auf dieselbe Weise in die ausgewählten Sitzungen im System übernommen werden.

Entwurf des Protokolls herunterladen

In jeder Sitzung besteht die Möglichkeit, einen Protokollentwurf der durchgeführten Sitzung zu erstellen. Nach dem Wechsel in die Sitzung können wir auf das Symbol mit den drei Punkten klicken und aus der Dropdown-Liste die Option Entwurf des Protokolls herunterladen. Daraufhin wird der Protokollentwurf im Format .DOCX automatisch auf unser Gerät heruntergeladen und kann anschließend bearbeitet werden.

Entwurf des Protokolls mit KI generieren

Um diese Funktion nutzen zu können, ist der Dienst eSitzung.tv erforderlich, der zur Veröffentlichung von Aufzeichnungen der Sitzungen dient, sowie das Vorhandensein von Dateien mit fertigen Untertiteln. Die Funktion arbeitet nur dann korrekt, wenn die nachstehenden Bedingungen erfüllt sind:

• Die Aufzeichnung der Sitzung wurde im Dienst eSitzung.tv veröffentlicht.
• Bei der veröffentlichten Aufzeichnung wurde die entsprechende Tagesordnung der Sitzung aus dem System eSitzung ausgewählt.
• Der veröffentlichten Aufzeichnung wurden Untertitel hinzugefügt.

Erst nach Erfüllung der oben genannten Bedingungen erstellt das System mithilfe des KI-Tools ein Protokoll, das anschließend automatisch auf das Gerät heruntergeladen wird. Um zu überprüfen, ob alle Kriterien erfüllt wurden, ist eine Anmeldung im eSitzung.tv-Panel erforderlich. Zu diesem Zweck empfehlen wir, die Anleitung zum Administrationspanel eSitzung.tv zu lesen. Wird eine der Voraussetzungen nicht erfüllt, gibt das System die Fehlermeldung Die erforderliche Untertiteltranskription ist nicht verfügbar zurück.

Protokoll hinzufügen

Das System eSitzung ermöglicht die Speicherung vorbereiteter Protokolle sowie Anhänge direkt in der jeweiligen Sitzung. Dazu genügt es, die Option Protokoll hinzufügen auszuwählen. Im geöffneten Fenster besteht die Möglichkeit, sowohl die Protokolldatei als auch die erforderlichen Anhänge hinzuzufügen. Die hinzugefügten Dateien können jederzeit gelöscht oder umbenannt werden.

Sitzungseinladungen vorbereiten

Im System eSitzung ist es ebenfalls möglich, Einladungen zur Sitzung vorzubereiten. Dazu ist die Option Einladungen zur Sitzung vorbereiten auszuwählen. Anschließend wird das Fenster des Einladungseditors geöffnet, in dem die folgenden Felder auszufüllen sind:

• Empfänger – Anzahl der zu erstellenden personalisierten Einladungen (0). An dieser Stelle können einzelne Benutzer oder ganze Gruppen ausgewählt werden, für die die Einladung erstellt werden soll.
• Sitzung – die für den Kopf der Einladung ausgewählte Sitzung. An dieser Stelle können wir die Sitzung auswählen, deren Bezeichnung im Kopf der erstellten Einladung angezeigt wird. Standardmäßig ist dies die Sitzung, in der wir uns gerade befinden.
• Einleitung zur Einladung – Textfeld zum Eintragen der Einleitung der Einladung.
• Hauptinhalt der Einladung – Bearbeitbares Textfeld, in das die Punkte der Tagesordnung automatisch übernommen werden.
• Einladungsfußzeile – Bearbeitbares Textfeld. Wappen/Logo sowie die grafische Fußzeile werden dem Dokument auf Grundlage der Registerkarte Einstellungen automatisch hinzugefügt.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eine Vorschau des Schemas des generierten Dokuments anzuzeigen. Nach dem Ausfüllen aller Felder können die Einladungen als .DOCX-Datei heruntergeladen werden.

Sitzungsunterlagen versenden

Das System eSitzung ermöglicht außerdem den Versand von Unterlagen zur jeweiligen Sitzung per E-Mail auf Grundlage einer automatisch generierten Nachricht. Nach Auswahl der Option Sitzungsunterlagen versenden wird das Fenster E-Mail-Kommunikator geöffnet, in dem die folgenden Felder auszufüllen sind:

• Empfänger – Möglichkeit, einen Adressaten aus der Liste der Benutzer oder ganzer Gruppen im System eSitzung auszuwählen.
• Empfänger hinzufügen – Option zum Hinzufügen einer E-Mail-Adresse, die sich nicht im System eSitzung befindet.
• Betreff – Bearbeitbares Feld. Standardmäßig werden der Name der Sitzung, ihre Nummer und das Datum automatisch übernommen.
• Nachricht – Bearbeitbares Feld. Der Inhalt der Nachricht wird zusammen mit dem Link zur Sitzung automatisch generiert; dieser kann auch von einem Empfänger geöffnet werden, der kein Benutzer des Systems ist. Welche Inhalte sichtbar sind, hängt jedoch von den eingestellten Sichtbarkeitsparametern ab, z. B. davon, ob die Sitzung öffentlich ist.
• Anlagen – Möglichkeit, der Nachricht Anlagen hinzuzufügen.

Nach dem Ausfüllen aller Felder senden wir die vorbereitete Nachricht mit der Schaltfläche Senden.

Sitzungdetails anzeigen

Wir können jederzeit die Metadaten jeder Sitzung einsehen. Diese enthalten Informationen zur Erstellung, Bearbeitung und Veröffentlichung der Sitzung sowie dazu, wer, wann die Tagesordnung zum ersten und zum letzten Mal gelesen hat. Um diese Daten anzuzeigen, ist in der Sitzung unter dem Symbol mit den drei Punkten die Option Sitzungsdetails anzeigen auszuwählen. Im geöffneten Fenster besteht außerdem die Möglichkeit, die detaillierten Daten als .DOCX-Datei herunterzuladen.

Sitzungs-Audio aufzeichnen

Eine der im System verfügbaren Optionen ist die Möglichkeit, die Audiospur einer Sitzung als .MP3-Datei aufzunehmen. Dazu genügt es, die Option Sitzungs-Audio aufzeichnen auszuwählen. Im geöffneten Fenster muss mit der Schaltfläche Ändern das Audioaufnahmegerät ausgewählt werden. Nach der Auswahl der Audioquelle im geöffneten Fenster kann außerdem mit der Schaltfläche Auswählen die Sitzung bestimmt werden (standardmäßig wird die Sitzung übernommen, in der wir uns gerade befinden).

Wenn die entsprechenden Parameter ausgewählt wurden, klicken wir auf das Mikrofonsymbol – Audioaufnahme starten. Wenn wir die Aufnahme beenden möchten, verwenden wir die Schaltfläche Audioaufnahme beenden. Möchten wir die Aufnahme hingegen abbrechen, klicken wir auf Audioaufnahme abbrechen. Sobald die Aufnahme beendet wird, wird die .MP3-Datei mit der aufgenommenen Tonspur automatisch auf unser Gerät heruntergeladen.

Die Aufnahme wird nicht nur auf unserem Gerät gespeichert, sondern auch auf dem Server abgelegt. Nach Auswahl der Option Audioaufnahme abspielen wird in einem neuen Browser-Tab ein Fenster mit der Tagesordnung und der eingebundenen Audioaufnahme geöffnet.

Zugang zu diesem Bereich erhalten auch die Einwohner, die die Sitzung über das Einwohnerportal aufrufen (jedoch nur, wenn die Sitzung in den Einstellungen als öffentlich gekennzeichnet wurde), sobald wir den generierten Link über Sitzungsaufzeichnungen veröffentlichen im Abschnitt Audio hinterlegen. Im Abschnitt Video können wir wiederum den Link zur Aufzeichnung einfügen.

Sitzung schließen

Nach Abschluss der Sitzung können wir sie schließen, damit sie in einer Form verbleibt, in der keine weiteren Bearbeitungen mehr möglich sind. Dazu ist die Option Sitzung schließen auszuwählen. Den Vorgang bestätigen wir mit der Schaltfläche Bestätigen. Eine Meldung in der unteren rechten Ecke des Bildschirms bestätigt die Aktion; anschließend wird die Bearbeitung der Sitzung deaktiviert.

Die Sitzung kann jederzeit wieder geöffnet werden. Dazu genügt es, die Option Sitzung öffnen auszuwählen.

Sitzung löschen

Die Sitzung kann auch aus dem System gelöscht werden. Dazu wechseln wir auf die Registerkarte Sitzungen und wählen bei der betreffenden Sitzung im Menü der drei Punkte die Option Sitzung löschen aus. Den Vorgang bestätigen wir mit der Schaltfläche Bestätigen.

Alternativ können wir in der Dropdown-Liste im Bereich Sitzungen zunächst die Gruppe auswählen, anschließend die betreffende Sitzung suchen und nach dem Herunterscrollen der Liste die Option Sitzung löschen auswählen. Den Vorgang bestätigen wir mit der Schaltfläche Bestätigen.

4. Leitung der Sitzung.

Die Leitung der Sitzung beginnen wir mit der Schaltfläche Start.

Nach dem Start wird das Verwaltungsfenster der Sitzung mit zusätzlichen Funktionen zur Leitung der Sitzung geöffnet.

Visualisierungsfenster

Das Visualisierungsfenster zeigt Informationen wie die Tagesordnung, die Liste der zur Diskussion angemeldeten Personen sowie die aktuell sprechende Person an. Während einer Abstimmung wird deren Verlauf dargestellt, nach ihrem Abschluss die Ergebnisse. Für jede Sitzung wird ein individuelles Fenster generiert; geöffnet wird es über die Schaltfläche Visualisierungsfenster.

Nach dem Anklicken wird das Visualisierungsfenster in einem neuen Browser-Tab geöffnet. Der Link bleibt für jede Sitzung unverändert.

Das Visualisierungsfenster ist zugleich eine der am häufigsten genutzten Funktionen bei der Leitung der Sitzung, da es dazu dient, den Verlauf der Sitzung im Sitzungssaal oder an jedem anderen Ort darzustellen, an dem es geöffnet wurde. Über den dafür vorgesehenen Link kann es auf jedem Gerät mit einem Internetbrowser sowie aus jedem Netzwerk heraus geöffnet werden. Wir empfehlen, es beispielsweise auf einem Projektor oder Fernseher anzuzeigen, damit die im Saal anwesenden Personen die vom Systemadministrator ausgeführten Aktionen mitverfolgen können.

Visualisierungsfenster: Präsentation von Dokumenten.

Einige Dateiformate der hinzugefügten Anhänge können auf der Seite des Administrators in der gestarteten Sitzung geöffnet werden; sie sind dann gleichzeitig auch im geöffneten Visualisierungsfenster sichtbar. Unterstützte Formate: .PDF, .TXT, .JPG, .JPEG und .PNG.

Wie sieht dies auf der Seite des Administrators aus:

Wie sieht dies im Visualisierungsfenster aus:

Verwaltung der Diskussion

Voraussetzung ist das Vorhandensein des Diskussionsmoduls des Programms eSitzung.

Diskussion – Bedienfeld zur Verwaltung der Diskussion während der Sitzung. An dieser Stelle erscheinen die Meldungen von Benutzern mit entsprechenden Berechtigungen, die sich zu Wort melden möchten. Wenn wir mit dem Mauszeiger über einen Benutzer fahren, werden zwei Schaltflächen angezeigt. Wort erteilen bewirkt, dass dem ausgewählten Benutzer das Wort erteilt wird, Löschen entfernt den Benutzer aus der Liste. In der Liste sind außerdem die Modi sichtbar, in denen sich der Benutzer gemeldet hat. Der Zusatz (WF) bedeutet eine Meldung im Modus Geschäftsordnungsantrag, (AV) bezeichnet den Modus Ad vocem.

Benutzer können auch manuell durch den Administrator hinzugefügt werden. Um einen Benutzer zur Liste hinzuzufügen, ist das Feld Suche nach Person anzuklicken. Nach dem Anklicken wird eine Liste der im System verfügbaren Kontakte aufgeklappt. Die Benutzer sind alphabetisch sortiert.

Zur schnelleren Auswahl können ausgewählte Benutzer zu den Favoriten hinzugefügt werden; solche Kontakte werden dann immer am Anfang der Liste angezeigt. Das Hinzufügen erfolgt durch Anklicken des Sternsymbols neben dem Kontakt, nachdem der Mauszeiger über ihn geführt wurde. Die favorisierten Benutzer werden ebenfalls alphabetisch nach dem Nachnamen sortiert.

Wir können die Ansicht der Diskutanten auch in einem neuen Fenster öffnen, um übersichtlicher zu prüfen, wem wir bei dem jeweiligen Punkt genau das Wort erteilen möchten. Auch hier befinden sich die favorisierten Benutzer am Anfang der Liste.

Zusätzlich zum Hinzufügen von Benutzern zu den Favoriten besteht auch die Möglichkeit, in der Diskussion durch Anklicken des Blitzsymbols eine Priorität in der Liste der Diskutanten festzulegen. Ein solcher Benutzer hat, sobald er sich in die Diskussion einschaltet, stets Vorrang und rückt an die erste Stelle der Warteliste für die Diskussion. Diese Berechtigung kann auch im Abschnitt Berechtigungen beim jeweiligen Benutzer im Bereich Kontakte vergeben werden.

Das Hinzufügen von Benutzern zur Diskussionsliste erfolgt durch Anklicken eines der Modi, in denen sich der Benutzer melden möchte. Das erste Symbol steht für eine Meldung im normalen Modus, das Symbol mit der Abkürzung AV bedeutet das Hinzufügen zur Liste im Modus Ad vocem, das Symbol WF steht für das Hinzufügen im Modus Geschäftsordnungsantrag. Durch Auswahl des letzten Mikrofonsymbols wird das Wort sofort erteilt.

Falls der erforderliche Kontakt in der Liste fehlt, können wir auf schnelle Weise eine neue Person hinzufügen. Dazu ist unten in der Liste die Option Neuen Gast hinzufügen auszuwählen.

Nach dem Anklicken der Schaltfläche Neuen Gast hinzufügen öffnet sich ein Fenster, in dem die Felder Vorname und Nachname auszufüllen sind; das Feld Funktion des Gastes ist optional. Nach dem Ausfüllen bestätigen wir das Hinzufügen des Gastes mit der Schaltfläche Gast hinzufügen.

Ein auf diese Weise hinzugefügter Gast erscheint automatisch in der Liste der verfügbaren Kontakte. Falls es erforderlich ist, ihn aus der Liste zu entfernen, ist das Papierkorb-Symbol anzuklicken. Hervorzuheben ist, dass ein auf diese Weise hinzugefügter Gast nicht automatisch zu einem Kontakt im System eSitzung wird.

Anwesenheit in der Sitzung.

Im oberen Bereich des Fensters stehen zwei Funktionen zur Verfügung, die für die Anwesenheitsprüfung während der Sitzung zuständig sind.

Anwesenheitsliste

Nach dem Anklicken der Schaltfläche Anwesenheitsliste öffnet sich ein Fenster zur manuellen Erfassung der Anwesenheit. An dieser Stelle ist die Liste aller der Sitzung zugewiesenen Benutzer sichtbar.

Mithilfe des Schalters Anwesend/Abwesend legen wir den Anwesenheitsstatus des Benutzers manuell fest.

Im Feld Verspätung können wir angeben, um wie viel Zeit sich der jeweilige Benutzer zur Sitzung verspätet hat, und das Feld Ausgang dient dazu, anzugeben, wie viele Minuten der Benutzer die Sitzung vor ihrem Ende verlassen hat. Diese Werte werden in Minuten angegeben.

In der oberen Leiste des Fensters befinden sich die folgenden Schaltflächen:

• Alle anwesend – dient dazu, alle Benutzer schnell als anwesend zu markieren.

• Alle abwesend – dient dazu, alle Benutzer schnell als abwesend zu markieren.

• Online markieren – dient dazu, alle der Sitzung zugewiesenen Benutzer entsprechend ihrem aktuellen Anmeldestatus im System schnell zu markieren.

• Mithilfe der Funktion Unterschriftsliste können wir eine Benutzerliste mit Feldern für Unterschriften erstellen und herunterladen, die für den Ausdruck geeignet ist.

• Teilnahmebericht – erstellt eine Liste aller Anwesenheitsprüfungen mit deren jeweiligem Status, gegliedert nach Uhrzeiten.

• Gäste – an dieser Stelle können die an der Sitzung teilnehmenden Gäste eingetragen werden.

Alle Änderungen in der Anwesenheitsliste sind mit der Schaltfläche Speichern zu bestätigen.

Beschlussfähigkeit überprüfen

Diese Funktion dient der automatischen Anwesenheitsprüfung. Nach dem Anklicken der Schaltfläche Beschlussfähigkeit überprüfen wird auf den Geräten der Benutzer ein Fenster geöffnet, in dem sie ihre Anwesenheit bestätigen können. Die Liste wird anschließend automatisch ergänzt.

In der oberen Leiste des Fensters befinden sich die folgenden Schaltflächen:

• Speichern – dient zum Speichern des Quorumsstatus.

• Alle anwesend – markiert alle Benutzer als anwesend.

• Alle abwesend – markiert alle Benutzer als abwesend.

Falls ein Benutzer Probleme damit hat, sich selbst zum Quorum anzumelden, hat der Administrator in diesem Fenster die Möglichkeit, ihn manuell als anwesend zu markieren. Dazu ist der Benutzer mit dem Mauszeiger anzuklicken; sein Feld wechselt dann die Farbe zu Grün. Ein erneutes Anklicken setzt den Benutzer wieder auf den Status abwesend.

Um die Anwesenheitserfassung zu beenden und den Anwesenheitsstatus zu speichern, ist die Schaltfläche Speichern anzuklicken.

Pause

Die Schaltfläche zum Starten einer Pause befindet sich in der oberen Leiste der Anwendung. Beim Darüberfahren wird eine Liste der am häufigsten verwendeten Zeiten angezeigt; die letzte Option ermöglicht die Eingabe einer eigenen Zeit.

Die Auswahl der Option Unbegrenzte Zeit öffnet ein Fenster, in dem eine beliebige Pausendauer in Minuten oder ein genaues Datum und eine genaue Uhrzeit für das Ende der Pause festgelegt werden können. Um die Pause gemäß den eigenen Einstellungen zu starten, ist die Schaltfläche Pause starten anzuklicken.

Nach dem Start der Pause erscheint in der linken unteren Ecke eine Information über die laufende Pause zusammen mit einem Countdown. Die Pause kann vor Ablauf der festgelegten Zeit mithilfe der auf der Anzeige befindlichen Schaltfläche X beendet werden.

Tagesordnung aktualisieren

Die in der oberen Leiste befindliche Schaltfläche Tagesordnung aktualisieren dient dazu, die Daten erneut zu laden, z. B. wenn ein anderer Administrator der Sitzung zusätzliche Anhänge hinzugefügt hat.

Folien

Wenn wir mit dem Mauszeiger auf Folien fahren, können wir eine neue Folie hinzufügen oder eine verfügbare auswählen, um sie zu aktivieren – sie wird dann im Visualisierungsfenster angezeigt. Am besten ist es, wenn die Anzeigetafeln ein Seitenverhältnis von 16:9 haben und ihre Größe 1920×1080 px beträgt. Bei Anzeigetafeln mit kleineren Abmessungen werden sie bei der Anzeige gestreckt.

Zusätzlich führt bei Nutzung des eSitzung.tv-Servers das Aktivieren einer Anzeigetafel dazu, dass sie auch in der Informationseinblendung der laufenden Live-Übertragung angezeigt wird.

Redezeit

In der Registerkarte Redezeit kann durch Überfahren mit dem Mauszeiger ein Countdown bis zum Ende der Wortmeldung gestartet werden.

Wenn gerade niemand das Wort ergriffen hat, startet ein Countdown ab der ausgewählten Zeit.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, den Timer für die aktuelle Wortmeldung zu starten – dann beginnt die Zeit ab der ausgewählten Option rückwärts herunterzuzählen.

Nach Überschreiten der ausgewählten Zeit beginnt der Zähler rot aufwärts zu zählen, was die Überschreitung der für die Wortbeitrags vorgesehenen Zeit bestätigt. Die Wortmeldung kann jederzeit mit der roten Schaltfläche Ende des Wortbeitrags beendet werden.

Beginn und Abschluss eines Tagesordnungspunktes.

Aktivierung des Tagesordnungspunktes.

Zu Beginn jedes Tagesordnungspunktes ist dieser zu aktivieren. Dazu klicken wir mit der rechten Maustaste auf den Punkt. Aus der eingeblendeten Liste ist die Option Tagesordnungspunkt starten auszuwählen. Nach dem Anklicken wird der Punkt grün umrandet hervorgehoben, was seine korrekte Aktivierung bestätigt.

Abschluss des Tagesordnungspunktes.

Der Abschluss eines Tagesordnungspunktes ist auf drei Arten möglich. Nach einem Rechtsklick auf den aktiven Punkt können wir die Option Tagesordnungspunkt deaktivieren oder Tagesordnungspunkt beendet auswählen. Wenn wir einen Punkt als abgeschlossen markieren möchten, der in diesem Moment nicht aktiv ist, steht nur die Option Tagesordnungspunkt beendet zur Verfügung. Nach dem Abschluss eines aktiven Punktes wird dieser nicht automatisch deaktiviert – hierzu muss zusätzlich die Option Tagesordnungspunkt deaktivieren verwendet werden. Abgeschlossene und deaktivierte Punkte werden rot hervorgehoben.

Die dritte Methode besteht darin, den nächsten Tagesordnungspunkt zu aktivieren. In diesem Fall wird der bisher aktive Punkt automatisch abgeschlossen, und der nächste Punkt wird aktiviert.

Rücknahme Tagesordnungspunkt beendet

Wenn der falsche Tagesordnungspunkt als abgeschlossen markiert wurde, kann der Abschluss rückgängig gemacht werden. Dazu klicken wir mit der rechten Maustaste auf den Punkt und wählen aus dem eingeblendeten Menü die Option Rücknahme Tagesordnungspunkt beendet.

Ausblenden und Einblenden eines Tagesordnungspunktes.

Ausblenden von Tagesordnungspunkten.

Jeder zur Sitzung hinzugefügte Tagesordnungspunkt kann ausgeblendet werden. Ein ausgeblendeter Punkt verliert seine Nummerierung und ist öffentlich nicht mehr sichtbar; sichtbar bleibt er ausschließlich für Administratoren. Das Ausblenden eines Punktes erfolgt durch einen Rechtsklick auf den Punkt und die Auswahl der Option Tagesordnungspunkt ausblenden aus der eingeblendeten Liste.

Nach dem Anklicken von Tagesordnungspunkt ausblenden wird seine Nummerierung entfernt, der Zusatz (ausgeblendet) hinzugefügt und der Punkt erhält eine rote Umrandung.

Aufheben der Ausblendung von Tagesordnungspunkten.

Um die Ausblendung aufzuheben, klicken wir erneut mit der rechten Maustaste auf den Punkt. Aus dem eingeblendeten Menü wählen wir die Option Tagesordnungspunkt einblenden aufheben. Nach dem Anklicken wird der Punkt wieder sichtbar, und die Nummerierung wird entsprechend der ursprünglichen Position des Punktes automatisch angepasst.

Absetzung eines Tagesordnungspunktes von der Tagesordnung.

Die Absetzung eines Tagesordnungspunktes von der Tagesordnung erfolgt durch einen Rechtsklick auf den Punkt; anschließend ist im eingeblendeten Menü die Option Tagesordnungspunkt von der Tagesordnung entfernen auszuwählen.

Nach Auswahl der Option zur Absetzung des Tagesordnungspunktes wird der Punkt durchgestrichen, seine Nummerierung bleibt jedoch unverändert.

Wiederaufnahme eines Tagesordnungspunktes in die Tagesordnung.

Um die Absetzung eines Tagesordnungspunktes von der Tagesordnung rückgängig zu machen, klicken wir erneut mit der rechten Maustaste auf den Punkt und wählen die Option Rücknahme – Tagesordnungspunkt von der Tagesordnung entfernen machen. Nach Auswahl dieser Option wird die Durchstreichung des Punktes entfernt.

Bedienung der Abstimmung während der Sitzung

Das Starten der Abstimmung ist nur möglich, wenn die Sitzung zuvor begonnen wurde. Vor dem Start der Abstimmung ist die gewünschte Abstimmung mit der linken Maustaste anzuklicken.

Nach dem Anklicken öffnet sich das Fenster zum Starten der Abstimmung. An dieser Stelle sehen wir alle stimmberechtigten Benutzer. Schwarz markierte Benutzer gelten im Moment des Öffnens der Abstimmung als abwesend. Durchgestrichene und grau markierte Benutzer sind von der Abstimmung ausgeschlossen. Die Abstimmung wird mit der roten Schaltfläche Start gestartet.

Nach dem Start der Abstimmung ist im Fenster sichtbar, wer eine Stimme abgegeben hat und – sofern die Sichtbarkeit während der Abstimmung aktiviert ist – wie abgestimmt wurde.

Wenn es während einer laufenden Abstimmung erforderlich ist, die Anwesenheit einer Person zu deaktivieren oder zu markieren, ist dies möglich, indem wir mit dem Mauszeiger über die einzelnen in der Liste sichtbaren Benutzer fahren. Nach dem Anklicken der Kachel mit dem Vor- und Nachnamen des Ratsmitglieds erscheint ein Dropdown-Menü mit der entsprechenden Option. Die Auswahl einer dieser Optionen ändert den Status des Ratsmitglieds in der Anwesenheitsliste.

Festlegen der Abwesenheit eines bislang in der Sitzung als anwesend geführten Benutzers:

Festlegen der Anwesenheit eines bislang in der Sitzung als abwesend geführten Benutzers:

Zusätzliche Funktionen bei der Abstimmung

Vor dem Start der Abstimmung oder auch während ihres Verlaufs können mehrere zusätzliche Funktionen aktiviert werden.

Automatischen Übergang zur nächsten Abstimmung aktivieren

Wenn mehr als eine Abstimmung vorhanden ist, kann mit der ersten Schaltfläche mit dem Symbol eines kleinen nach rechts gerichteten Pfeils die Option Automatischen Übergang zur nächsten Abstimmung aktivieren werden.

Automatischen Start der nächsten Abstimmung aktivieren

Eine weitere Option bei mehreren Abstimmungen ist der Automatischen Start der nächsten Abstimmung aktivieren. Diese Funktion wird mit der zweiten Schaltfläche mit dem Symbol eines nach rechts gerichteten Pfeils aktiviert. Ihre Aktivierung schaltet automatisch sowohl die Funktion zum Wechsel zur nächsten Abstimmung als auch zu deren automatischem Start ein.

Automatisches Schließen der Abstimmung aktivieren

Vor dem Start der Abstimmung empfiehlt es sich, die Funktion zum Automatisches Schließen der Abstimmung aktivieren. Dadurch wird die Abstimmung automatisch beendet, sobald alle anwesenden und nicht ausgeschlossenen Benutzer ihre Stimme abgegeben haben.

Ergebnisse während der Abstimmung anzeigen/verbergen

Die letzte Funktion betrifft die Sichtbarkeit der Ergebnisse während der Abstimmung. Wenn sie aktiviert ist, ist während der Abstimmung sowohl beim Administrator als auch im Visualisierungsfenster sichtbar, welche Stimme jeder Benutzer abgegeben hat; außerdem wird das Ergebnis laufend mitgezählt. Wenn sie deaktiviert ist, ist während der Abstimmung nicht sichtbar, welche Stimme der einzelne Benutzer abgegeben hat; dies wird durch die blaue Farbe der abgegebenen Stimme angezeigt.

Alle Optionen ändern nach ihrer Aktivierung ihre Hintergrundfarbe in Grün – das bedeutet, dass sie in diesem Moment aktiv sind.

Stimmabgabe durch den Administrator

Wenn ein Benutzer Probleme bei der Stimmabgabe hat, kann der Administrator diese Stimme im Administratorfenster erfassen. Vor dem Beenden der Abstimmung ist dazu das Rechteck mit dem betreffenden Benutzer mit der linken Maustaste anzuklicken.

Nach dem Anklicken öffnet sich eine Ansicht mit den möglichen Stimmabgabeoptionen. Die Stimme des Benutzers kann entweder als eine der für die Abstimmung festgelegten Antworten erfasst werden oder als KEINE STIMME – das bedeutet, dass sich der Benutzer der Stimme enthalten hat – sowie als ABWESEND – dadurch wird der Benutzer während der Abstimmung als abwesend markiert.

Nach Auswahl der entsprechenden Option ist diese mit der linken Maustaste anzuklicken; das Bedienfeld schließt sich anschließend automatisch, und die gewählte Antwort wird im Abstimmungsfenster sichtbar.

Speichern der Abstimmungsergebnisse

Um die Abstimmung zu beenden und zu speichern, ist die Schaltfläche Ergebnisse speichern anzuklicken – dadurch wird die Abstimmung beendet, gespeichert und das Ergebnis angezeigt. Wenn wir die Abstimmung abbrechen möchten, ist die Schaltfläche Abbrechen zu betätigen. Dadurch wird die Abstimmung ohne Speicherung der Ergebnisse beendet, sodass dieselbe Abstimmung erneut gestartet werden kann.

Nach dem Speichern der Ergebnisse wird eine Ergebnisansicht angezeigt. Bei einer öffentlichen Abstimmung sind die namentlichen Ergebnisse sichtbar; wurde die Abstimmung als geheim festgelegt, ist ausschließlich die Liste der Benutzer sichtbar, die ihre Stimme abgegeben haben. An dieser Stelle können die Ergebnisse auch im Format .DOC und .PDF heruntergeladen werden. Nach dem Schließen der Ansicht kann sie jederzeit erneut geöffnet werden. Falls es erforderlich ist, die Ergebnisse erneut im Visualisierungsfenster darzustellen, ist die Option Ergebnisse im Visualisierungsfenster anzeigen anzuklicken, die mit dem Augensymbol gekennzeichnet ist.

Eine abgeschlossene Abstimmung mit gespeicherten Ergebnissen wird in der Tagesordnung grün markiert; ab diesem Zeitpunkt besteht keine Möglichkeit mehr, diese Abstimmung in irgendeiner Weise zu bearbeiten.

Wiederholung der Abstimmung.

Falls es erforderlich ist, eine Abstimmung im System erneut durchzuführen (Wiederholung der Abstimmung), ist dies durch Auswahl der Option Abstimmung kopieren (erneute Abstimmung) möglich, die nach einer bereits durchgeführten Abstimmung sichtbar ist. Nach dem Anklicken der angegebenen Schaltfläche und dem Speichern der Abstimmung mit identischen Parametern kann diese erneut durchgeführt werden.

Export der Abstimmungsergebnisse in eine andere Sitzung.

Nach dem Abschluss der Abstimmung können die Ergebnisse in eine andere Sitzung im System exportiert werden. Dies ist über die Schaltfläche Abstimmungsergebnis zu anderer Sitzung exportieren… möglich, die sichtbar wird, wenn der Mauszeiger über die abgeschlossene Abstimmung geführt wird. Nach dem Anklicken der Schaltfläche öffnet sich ein Fenster, in dem eine bereits im System vorhandene Sitzung sowie der konkrete Tagesordnungspunkt ausgewählt werden können, dem die Abstimmungsergebnisse zugeordnet werden sollen; zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Bezeichnung der Abstimmungsergebnisse zu bearbeiten.

5. Sitzungsvorlagen

Erstellen von Vorlagen.

Für häufig wiederkehrende Tagesordnungen können wir Sitzungsvorlagen erstellen. Die Erstellung von Vorlagen befindet sich in der Registerkarte Sitzungsvorlagen; nach dem Darüberfahren ist aus dem eingeblendeten Menü die Option Vorlage hinzufügen auszuwählen.

Nach dem Anklicken der Schaltfläche Vorlage hinzufügen ist das Feld Vorlagenname auszufüllen und mithilfe der Option Öffentliche Sitzung auszuwählen, ob die erstellte Sitzung standardmäßig öffentlich sein soll. Anschließend klicken wir auf die Schaltfläche Speichern.

Nach dem Anklicken von Speichern öffnet sich der Sitzungseditor, in dem wir die Vorlage der Tagesordnung erstellen.

Im Editor fügen wir die Punkte mithilfe des unten befindlichen Feldes Namen für den nächsten Tagesordnungspunkt hinzufügen hinzu, so wie bereits zuvor im Abschnitt Hinzufügen der Tagesordnung beschrieben.

An dieser Stelle können wir auch den zuvor festgelegten Namen und die öffentliche Sichtbarkeit der Sitzung bearbeiten, indem wir die Schaltfläche Einstellungen anklicken.

Erstellen einer Sitzung aus einer Vorlage.

Um eine Sitzung aus einer zuvor erstellten Vorlage hinzuzufügen, fahren wir mit dem Mauszeiger auf die Registerkarte Sitzungsvorlagen, anschließend auf die ausgewählte Vorlage und bestätigen den Vorgang mit der Schaltfläche Sitzung vorbereiten.

Nach dem Anklicken von Sitzung vorbereiten wird das Fenster zum Hinzufügen einer Sitzung geöffnet, das wir entsprechend der früheren Beschreibung im Abschnitt Hinzufügen einer Sitzung ausfüllen.

6. Kontakte

Erstellen einer Kontaktgruppe.

Das Hinzufügen einer Gruppe erfolgt über die Registerkarte Kontakte.

Nach dem Wechsel wählen wir die Option Gruppe hinzufügen. Im geöffneten Fenster füllen wir das Feld Gruppenname aus und wechseln anschließend zum Abschnitt Wählen Sie Optionen für die Gruppe.

Sitzungsmanagement

Die Funktion ist für Gruppen von Ratsmitgliedern vorgesehen, die an den Sitzungen teilnehmen.

Im Feld Standardbezeichnung der Sitzung geben wir an, wie die Sitzungen dieser Gruppe standardmäßig benannt werden sollen (z. B. „Sitzung“).

Standardreferenznummer – dient zur Vergabe des Aktenzeichens der Sitzung.

Standard-Sitzungsort – dieses Feld dient zur Angabe, wo die Sitzungen dieser Gruppe standardmäßig stattfinden.

Voreingestellt öffentlicher Anhang – wenn diese Option aktiv ist, wird ein zur Sitzung hinzugefügter Anhang standardmäßig als öffentlich festgelegt.

Nach der Aktivierung der Funktion Sitzungsmanagement können wir die Funktion Sitzungs – und Tagesordnungspunktnummerierung aktivieren. An dieser Stelle können wir die folgenden Parameter festlegen.

Sitzungsnummermaske – an dieser Stelle wählen wir aus, auf welche Weise die Sitzungen dieser Gruppe nummeriert werden.

Format der Nummerierung von Tagesordnungspunkten – diese Funktion dient dazu festzulegen, auf welche Weise die Tagesordnungspunkte für die erstellte Gruppe nummeriert werden. Für jede Ebene der Punkte kann eine andere Nummerierungsoption ausgewählt werden.

Gruppenmitglieder in der Gästeliste sichtbar

Durch die Aktivierung dieser Funktion werden die Mitglieder der Gruppe während der Leitung der Sitzung in der Gästeliste sichtbar. Diese Option funktioniert nur, wenn das Diskussionsmodul vorhanden ist.

Sitzung nur für Gruppenmitglieder sichtbar

Die Funktion dient dazu, die Sitzungen der erstellten Gruppe vor Benutzern außerhalb dieser Gruppe zu verbergen. Ausgenommen sind Benutzer mit Berechtigungen zur Verwaltung und Erstellung von Sitzungen (Administratoren).

Dokumentenregister

Option zum Aktivieren des Dokumentenregisters – dieses dient zur Speicherung der während der Sitzungen der erstellten Gruppe gefassten Beschlüsse. Nach der Aktivierung der Funktion ist zunächst ein eigener Registername anzugeben, anschließend festzulegen, wie die Dokumente bezeichnet werden sollen, und im letzten Feld einzutragen, welches Nummerierungsmaske verwendet werden soll. Die letzte verfügbare Funktion ist Neue Beschlussnummerierung zu Beginn eines jeden neuen Jahres – nach ihrer Aktivierung werden die Dokumente in jedem Jahr erneut ab Nummer 1 nummeriert.

Gruppen-ID

Nach dem korrekten Ausfüllen aller erforderlichen Optionen klicken wir auf die Schaltfläche Gruppe hinzufügen. Jede Gruppe kann jederzeit bearbeitet werden, indem die daneben sichtbare Schaltfläche Bearbeiten angeklickt wird. Wie zu sehen ist, erhält jede erstellte Gruppe ihre eigene ID-Nummer, die sowohl in der Bearbeitung als auch auf der Registerkarte Kontakte sichtbar ist.

Hinzufügen von Kontakten

Die im System eSitzung hinzugefügten Kontakte dienen zum Versand von E-Mails und SMS sowie zur Erteilung des Wortes während der Sitzung unter gleichzeitiger Anzeige der Personendaten in der Übertragung. Um einen neuen Kontakt hinzuzufügen, ist die Schaltfläche Kontakt hinzufügen oder das Symbol zum Hinzufügen eines Kontakts in der rechten oberen Ecke der Gruppe anzuklicken.

Im neu geöffneten Fenster ergänzen wir die Kontaktdaten und wählen die Gruppe aus, der der Kontakt zugewiesen werden soll. Anschließend bestätigen wir den Vorgang mit der Schaltfläche Kontakt speichern.

Wenn bereits ein Kontakt mit den angegebenen Daten vorhanden ist, erscheint nach dem Anklicken von Kontakt speichern eine Warnmeldung. Der Vorgang kann abgebrochen, bestätigt oder das bestehende Profil bearbeitet werden.

Wenn wir einen bereits bestehenden Kontakt mehr als einer Gruppe zuweisen möchten, muss dieser bearbeitet werden. Wenn es hingegen zwei Personen mit denselben Daten gibt, klicken wir auf die Schaltfläche Eiren neuen Kontakt erstellen.

Kontakt bearbeiten

Jeder hinzugefügte Kontakt kann auf einfache Weise bearbeitet werden, indem die daneben sichtbare Schaltfläche Kontakt bearbeiten angeklickt wird. Im geöffneten Fenster können Angaben wie Vorname, Nachname, Titel, Rolle, Telefon, Fax, E-Mail, Adresse, Ort sowie Postleitzahl eingetragen werden. Darüber hinaus können wir im Abschnitt Gruppenmitgliedschaft festlegen, zu welchen Gruppen der betreffende Kontakt gehören soll. Von hier aus können wir außerdem schnell zu den Berechtigungen wechseln sowie eine SMS oder eine E-Mail versenden. Im Bereich Kontaktdaten ist zudem die ID-Nummer des Benutzers sichtbar.

In einigen Feldern, wie Nachname, Rolle, Telefon und E-Mail, steht eine Änderungshistorie zur Verfügung. Nach dem Anklicken des sichtbaren Uhrsymbols wird ein Fenster geöffnet, in dem die Historie der Aktualisierungen angezeigt wird. Diese Funktion stellt die Änderungshistorie dar, um eine korrekte Präsentation der Daten im System sowie eine einfachere Analyse historischer Vorgänge zu ermöglichen.

Kontakt aus der Gruppe entfernen

Um einen bestimmten Benutzer aus der ausgewählten Gruppe zu entfernen, ist es am einfachsten, die Bearbeitung des Kontakts zu öffnen und das Kontrollkästchen bei der Gruppe zu deaktivieren, in der er nicht mehr enthalten sein soll. Nach dem Speichern der Änderungen mit der Schaltfläche Kontakt speichern wird er automatisch aus der deaktivierten Gruppe entfernt.

Es ist auch möglich, mehrere Benutzer gleichzeitig zu entfernen. Wenn wir die Kontrollkästchen neben den ausgewählten Benutzern markieren, erscheint in der rechten oberen Ecke der Gruppe die Schaltfläche Ausgewählte Kontakte aus der Gruppe entfernen. Nach dem Anklicken ist der Vorgang mit der Schaltfläche Ja zu bestätigen. Die Benutzer werden anschließend automatisch entfernt und sind in der betreffenden Gruppe nicht mehr sichtbar. Es ist hervorzuheben, dass diese Funktion nicht das Benutzerkonto löscht, sondern lediglich dessen Zugehörigkeit zu der jeweiligen Gruppe entfernt.

Falls wir gleichzeitig Benutzer entfernen möchten, die nur einer einzigen Gruppe zugeordnet sind, gibt das System eine Fehlermeldung aus und erlaubt nicht, diese Benutzer aus der ausgewählten Gruppe zu entfernen.

Kontakte importieren

Es besteht die Möglichkeit, Kontakte gesammelt in das System zu importieren. Dazu ist die Schaltfläche Kontakte importieren auszuwählen. Im angezeigten Fenster können wir im ersten Schritt, im Abschnitt Import, nach Kenntnisnahme der dort sichtbaren Informationen und entsprechend dem vorgegebenen Datenformat, mehrere Kontakte gleichzeitig hinzufügen. Nach dem Anklicken der Schaltfläche Laden gelangen wir zum zweiten Schritt Bearbeitung, in dem eine Kontaktliste mit den korrekt ergänzten Informationen angezeigt wird.

In diesem Schritt können wir mit der Schaltfläche Bearbeiten die einzelnen Parameter anpassen. Zusätzlich besteht hier auch die Möglichkeit, die Option Anmeldedaten erstellen zu markieren; damit diese verfügbar ist, muss jedoch die E-Mail-Adresse des eingegebenen Kontakts ergänzt worden sein. Dem betreffenden Kontakt wird dann ein Login zugewiesen (das Passwort kann später hinzugefügt werden). Nach der Überprüfung bestätigen wir den Vorgang mit der Schaltfläche Speichern, und die Kontakte sind anschließend in den ausgewählten Gruppen sichtbar.

NFC-Zuweisung

Sofern das System um NFC-Karten erweitert wurde, mit deren Hilfe sich die Benutzer im System anmelden, besteht auf der Registerkarte Kontakte die Möglichkeit, NFC-Karten bestimmten Benutzern zuzuweisen. Nach Auswahl der Schaltfläche NFC-Zuweisung wird ein Fenster mit allen Benutzern im System geöffnet, die über Login und Passwort verfügen, zusammen mit den ihnen zugewiesenen NFC-Kartennummern. Um die Nummer zu ändern, genügt es, die Schaltfläche Bearbeiten anzuklicken, die Änderungen einzugeben (der korrekte Wert der Kartennummer umfasst Zeichen aus dem Bereich 0–9, A–F, a–f) und anschließend mit dem Diskettensymbol – Speichern zu sichern.

Wenn wir die Kartennummer beim ausgewählten Benutzer vollständig entfernen möchten, ist das rote Papierkorb-Symbol – Löschen anzuklicken. Die Seite wird anschließend neu geladen, und wir können in der Liste überprüfen, dass bei dem betreffenden Benutzer die NFC-Kartennummer nicht mehr angezeigt wird.

Eine alternative Möglichkeit, einem ausgewählten Benutzer eine NFC-Karte zuzuweisen, besteht darin, direkt über die Schaltfläche Kontakt bearbeiten zur Bearbeitung des Kontakts zu wechseln. Dort finden wir dann zusätzlich das Feld NFC, in das die NFC-Kartennummer eingetragen werden kann. Die vorgenommenen Änderungen speichern wir mit der Schaltfläche Kontakt speichern.

Kontakte exportieren

Auf der Registerkarte Kontakte besteht die Möglichkeit, die Kontakte in eine .XLSX-Datei zu exportieren. Dazu genügt es, in der rechten oberen Ecke auf die Schaltfläche Kontakte exportieren zu klicken. In der heruntergeladenen Datei gibt das System Daten wie Vorname, Nachname, Telefon, E-Mail, Gruppenmitgliedschaften sowie Berechtigungen aus.

Berechtigungen zur Verwaltung der Gruppe

Auf einfache Weise können wir festlegen, welcher Administrator des Systems die jeweilige Gruppe verwaltet. Nach dem Erstellen der Gruppe und dem Überfahren mit dem Mauszeiger wird die Schaltfläche mit dem Zahnradsymbol – Berechtigungen zur Verwaltung der Gruppe angezeigt. Nach dem Anklicken dieser Schaltfläche öffnet sich ein Fenster mit allen Administratoren des Systems, in dem ausgewählt werden kann, wer die jeweilige Gruppe verwalten darf.

Bearbeitung des Avatars.

Nach dem korrekten Hinzufügen des Kontakts zum System kann dem Benutzer ein Avatar hinzugefügt werden. Dazu wählen wir zunächst die Gruppe aus, in der sich der Benutzer befindet, und klicken anschließend, nachdem wir den Mauszeiger über das Avatarfeld bewegt haben, auf die Schaltfläche Bild ändern. Nach dem Anklicken öffnet sich das Fenster des im verwendeten System standardmäßig eingestellten Dateibrowsers. Dort ist eine Datei im Format .jpg auszuwählen und die Auswahl zu bestätigen. Anschließend erscheint ein Fenster, in dem die hochgeladene Grafikdatei zugeschnitten werden kann; nach dem Vornehmen der Änderungen bestätigen wir diese mit der Schaltfläche Bestätigen.

Um den Avatar zu entfernen, wählen wir den betreffenden Benutzer erneut aus und klicken auf die Schaltfläche Bild entfernen; anschließend bestätigen wir den Vorgang mit der Schaltfläche Bestätigen.

Benutzeraktivität

Im Bereich Kontakte haben wir außerdem die Möglichkeit, die Statusanzeigen der einzelnen Benutzer im System einzusehen. Nach dem Aufklappen der jeweiligen Gruppe ist bei jedem Benutzer ein Status sichtbar, der dessen aktuelle Aktivität angibt.

• Rote Farbe – Benutzer offline.
• Orange Farbe – Benutzer inaktiv.
• Grüne Farbe – Benutzer online.

Öffentliche Daten

Nach Auswahl der betreffenden Gruppe und dem Auffinden des gewünschten Benutzers besteht die Möglichkeit, dessen öffentliche Daten hinzuzufügen. Dies kann durch Anklicken der Schaltfläche Öffentliche Daten erfolgen; dort können unter anderem folgende Informationen eingetragen werden:

• Sprechzeiten des Ratsmitglieds.
• Wahlkreisnummer.
• Wahlkreis.
• Fraktion.
• Öffentliche Kontaktnummer.
• Öffentliche E-Mail-Adresse.
• ePuAP-Adresse.

Nach dem Eintragen der entsprechenden Angaben speichern wir die Änderungen mit der Schaltfläche Speichern.

Einige dieser Angaben sind beim jeweiligen Benutzer auch im Einwohnerportal sichtbar.

Benutzkalender herunterladen

Es besteht die Möglichkeit, den Kalender des jeweiligen Benutzers im Format ICS herunterzuladen, das zur Integration mit anderen Anwendungen verwendet werden kann. Dazu genügt es, beim ausgewählten Benutzer die Kachel Benutzerkalender herunterladen auszuwählen. Nach dem Anklicken wird die generierte ICS-Datei automatisch auf unser Gerät heruntergeladen. Darüber hinaus kann auch die Option Link zum Benutzerkalender kopieren gewählt werden, um einen dedizierten Kalenderlink zu erhalten, der in die Zwischenablage kopiert wird. Bei jeder dieser Aktionen bestätigt das System den Vorgang durch eine Bestätigungsmeldung in der rechten unteren Ecke der Anwendung.

Berechtigungen für einen Kontakt vergeben

Um einen Kontakt in ein Konto mit Anmeldemöglichkeit umzuwandeln, ist entweder Kontakt bearbeiten auszuwählen oder – nach dem Überfahren des Kontakts mit dem Mauszeiger – die Option Berechtigungen. Wenn wir über die Kontaktbearbeitung gehen, ist im Fenster die Schaltfläche Berechtigungen in der rechten oberen Ecke anzuklicken.

Anschließend sind die Felder Bearbeiten Benutzername, Neu Passwort erstellen und Passwort wiederholen auszufüllen. Anstelle eines eigenen Passworts kann auch die Option Passwort generieren verwendet werden. Nach dem Ausfüllen sind die Daten mit der Schaltfläche Daten speichern zu sichern. Hervorzuheben ist, dass das Passwort später im System nicht mehr eingesehen werden kann. Wird also ein neues Konto beispielsweise für ein Ratsmitglied erstellt, sollte das erstellte bzw. generierte Passwort in einer externen Anwendung gespeichert werden, um es dem Benutzer später mitteilen zu können.

Nach dem Speichern der Daten besteht die Möglichkeit, Berechtigungen zu vergeben und zu bearbeiten. Die standardmäßig vergebenen Berechtigungen sind für Benutzer wie z. B. Ratsmitglieder vorgesehen und stellen sich wie folgt dar:

Durch die Vergabe der Berechtigung Diskussion verwalten erhält der Benutzer die Berechtigungen des Vorsitzenden, die – sofern das Diskussionsmodul vorhanden ist – die Erteilung des Wortes an andere Benutzer ermöglichen. Die vergebenen Berechtigungen speichern wir mit der Schaltfläche Berechtigungen speichern.

Die einzelnen Berechtigungen bedeuten:

• Konto aktiv – Durch die Aktivierung wird das Konto im System aktiv, und der Benutzer kann sich im System anmelden.
• Admin-Berechtigungen – Durch die Aktivierung erhält der Benutzer Administratorrechte im System und kann sich über die Seite admin.esitzung.de anmelden.
• Benutzerrechte zuweisen – Durch die Aktivierung erhält der Benutzer Zugriff auf die Vergabe von Berechtigungen an andere Benutzer. Dies ermöglicht auch das Erstellen eines neuen Kontakts mit Berechtigungen, die Vergabe von Login und Passwort sowie sämtliche diesbezüglichen Änderungen.
• Vorschau Kontakte – Durch die Aktivierung erhält der Benutzer Zugriff auf den Bereich Kontakte, jedoch ohne Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen.
• Kontaktverwaltung – Durch die Aktivierung erhält der Benutzer Zugriff auf den Bereich Kontakte, in dem er beispielsweise gewöhnliche Kontakte erstellen und löschen kann.
• Anhänge exportieren – Durch die Aktivierung kann der Benutzer Anhänge im System herunterladen, z. B. Beschlussentwürfe.
• Anhänge importieren – Durch die Aktivierung kann der Benutzer Anhänge im System hinzufügen, z. B. zu einer erstellten Interpellation.
• Zugriff auf das Diskussionsmodul – Durch die Aktivierung erhält der Benutzer die Möglichkeit, sich an der Diskussion zu beteiligen. Diese Funktion ist nur bei vorhandenem Diskussionsmodul verfügbar.
• Diskussionverwaltung – Durch die Aktivierung erhält der Benutzer die Möglichkeit, den zur Diskussion gemeldeten Personen das Wort zu erteilen. Diese Funktion ist nur bei vorhandenem Diskussionsmodul verfügbar.
• Verwaltung des Informators – Durch die Aktivierung erhält der Benutzer Zugriff auf das Informationsmodul, in dem Mitteilungen hinzugefügt, bearbeitet und gelöscht werden können.
• Einreichen von Anfragen – Durch die Aktivierung kann der Benutzer Interpellationen über sein Konto versenden.
• Anfragenverwaltung – Durch die Aktivierung erhält der Benutzer die Möglichkeit, Interpellationen zu verwalten, also hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu löschen.
• SMS-Autorisierung ist aktiv – Durch die Aktivierung erhält der Benutzer beim Anmelden im System einen SMS-Code an die angegebene Telefonnummer, um die Anmeldung zu bestätigen.
• Abstimmung – Durch die Aktivierung kann der Benutzer an Abstimmungen teilnehmen.
• Möglichkeit, Anhänge in der Councilor-Anwendung herunterzuladen – Nach der Deaktivierung dieser Berechtigung hat der Benutzer nur eingeschränkten Zugriff auf Anhänge. In der Ratsmitglieder-App sieht er Anhänge nur in den Sitzungen, die als öffentlich gekennzeichnet sind, und nur diejenigen Anhänge, die den Status öffentlich haben.
• Priorität auf der Rednerliste – Durch die Aktivierung werden die Meldungen dieses Benutzers höher angezeigt als die Meldungen von Personen ohne aktive Priorität. Die Funktion ist auch direkt im Diskussionsmodul in Form eines Blitzsymbols verfügbar.

Wenn dem System ein Administratorkonto hinzugefügt wird, sollten im Abschnitt Berechtigungen alle Felder aktiviert werden – mit Ausnahme von Benutzerrechte zuweisen, SMS-Autorisierung ist aktiv sowie Priorität auf der Rednerliste.

Es ist auch möglich, das Feld Benutzerrechte zuweisen zu aktivieren, wenn der hinzugefügte Administrator die Möglichkeit erhalten soll, Passwörter für andere Benutzer zu generieren oder ihnen weitere Berechtigungen zuzuweisen.

Zusätzlich sind im Abschnitt Gruppenverwaltung die Gruppen auszuwählen, auf die der jeweilige Administrator Zugriff haben soll. Mithilfe der Funktion Alle Gruppen auswählen/abwählen können wir auf einfache Weise alle derzeit im System erstellten Gruppen auswählen. In der Regel haben Administratorkonten Zugriff auf alle vorhandenen Gruppen; es besteht jedoch die Möglichkeit, diesen Zugriff durch das Abwählen einzelner Gruppen anzupassen.

QR-Code

Im System eSitzung können sich Benutzer auch mithilfe von QR-Codes in der Anwendung anmelden. Sobald ein Konto im System erstellt wurde und sich der Benutzer darin anmeldet, hat er die Möglichkeit, die Option zur Anmeldung in der Anwendung per QR-Code zu aktivieren.

Sobald die Option zur Anmeldung in der Anwendung per QR-Code auf Seiten des Benutzers aktiviert wurde, sieht der Administrator im System eSitzung auf der Registerkarte Kontakte beim jeweiligen Benutzer die Option QR-Code für Anmeldung. Nach dem Anklicken der angegebenen Schaltfläche wird der QR-Code angezeigt.

Entfernen von Benutzern ohne Berechtigungen

Um Kontakte ohne vergebene Berechtigungen zu entfernen, wechseln wir in die betreffende Gruppe und klicken auf das Papierkorb-Symbol. Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem wir den Löschvorgang mit der Schaltfläche Bestätigen bestätigen.

Lizenzen

Auf der Registerkarte Kontakte ist auch ein Bereich sichtbar, in dem die Anzahl der erworbenen Systemlizenzen angezeigt wird.

• Zugangsberechtigungen – dies sind Lizenzen, die die Erstellung eines Benutzers mit vergebenem Login und Passwort ermöglichen.
• Administratorenlizenzen – dies sind Lizenzen, die die Erstellung von Systemadministratoren mit den entsprechenden Berechtigungen ermöglichen.
• GESAMT: – dies ist die Gesamtsumme der Zugangs- und Administrationslizenzen.

Wenn wir das Benutzerkonto über das Kundenpanel deaktivieren (wie oben beschrieben), sollte sich die Anzahl der Lizenzen an dieser Stelle entsprechend ändern, indem für jeden deaktivierten Benutzer jeweils eine Lizenz wieder hinzugefügt wird.

7. Register

Der Zugriff auf das Register befindet sich in der Registerleiste. Wenn wir mit dem Mauszeiger auf Register fahren, wählen wir das Register aus, das wir öffnen möchten. Die an dieser Stelle sichtbaren Register erscheinen, sobald in den Einstellungen der jeweiligen Gruppe im Bereich Kontakte der Abschnitt Dokumentenregister aktiviert wurde. Für jede Kontaktgruppe kann ein separates Register erstellt werden.

Nach dem Anklicken des ausgewählten Registers wird eine Seite geöffnet, in deren oberem Bereich sich eine Suchleiste mit Filtern befindet:

• Beschluss suchen – Suchfeld.
• Register wählen – Liste, in der das Register ausgewählt wird, das durchsucht werden soll.
• Datum ab/Datum bis – Auswahl des Datumsbereichs.
• Sitzung – Auswahl der Sitzung, auf die sich der Beschluss im Register beziehen soll.
• Sitzungen aufsteigend sortieren – ermöglicht die Sortierung der Sitzungen in aufsteigender Reihenfolge nach der Sitzungsnummer. Diese Auswahl wird auch in den aus dem System exportierten Dokumenten berücksichtigt.
• Export – ermöglicht den Export der Beschlussliste in eine Datei im Format .docx oder .xlsx.

Darunter befindet sich die Liste der gefassten Beschlüsse. Die gefassten Beschlüsse können in begrenztem Umfang bearbeitet werden; um zur Bearbeitung zu gelangen, ist das bei jedem Beschluss sichtbare Stiftsymbol anzuklicken.

Nach dem Anklicken der Schaltfläche Bearbeiten öffnet sich das Einstellungsfenster. An dieser Stelle können wir folgende Angaben bearbeiten:

• Beschlussnummer – Änderung der Nummer des gefassten Beschlusses.
• Beschlussname – Bearbeitung der Bezeichnung des Beschlusses.
• Rechtsgrundlage – Möglichkeit, die Rechtsgrundlage des gefassten Beschlusses zu ergänzen.
• Notizen – Möglichkeit, Bemerkungen zum gefassten Beschluss hinzuzufügen.
• Veröffentlichungsdatum – Funktion zur Angabe des Datums, an dem der Beschluss gefasst wurde.
• Gültigkeitsdauer – Option zum Hinzufügen eines Datumsbereichs für die Geltungsdauer des gefassten Beschlusses.

Um die Änderungen zu bestätigen, ist die Schaltfläche Speichern anzuklicken.

Alle an dieser Stelle vorgenommenen Änderungen werden außerdem öffentlich im Einwohnerportal im Bereich Beschlussregister angezeigt.

8. Informator

Im oberen Bereich befindet sich die Kommunikatorsuche mit dem Feld Nach Benachrichtigung suchen. Anschließend besteht die Möglichkeit, über die Felder Datum ab von und Datum bis einen Datumsbereich festzulegen sowie über das Feld Gruppe auswählen die Zielgruppe auszuwählen.

Darunter befindet sich die Liste der hinzugefügten Mitteilungen.

Benachrichtigung hinzufügen

Das Hinzufügen von Mitteilungen beginnt mit dem Anklicken der Schaltfläche Benachrichtigung hinzufügen.

Im geöffneten Fenster wählen wir die Adressaten der Mitteilung aus. Die Auswahl kann individuell erfolgen, indem wir Benutzer aus der Liste auswählen, oder für eine ganze Gruppe, indem wir oberhalb der Dropdown-Liste die Option Benutzer oder Gruppen auswählen.

Anschließend füllen wir das Feld Titel aus – dies ist die Bezeichnung, die den Benutzern beim Öffnen der Anwendung angezeigt wird. Das Zeichenlimit beträgt an dieser Stelle 500, bei Auswahl der Option E-Mail verringert es sich jedoch auf 200. Darunter befindet sich das Feld Inhalt, das wir mit dem Text der Mitteilung ausfüllen. Das nächste Feld ist Erstellungszeit der Benachrichtigung, das automatisch anhand des aktuellen Datums und der aktuellen Uhrzeit ergänzt wird. Diese Angaben können bearbeitet werden. Das letzte Feld ist der Benachrichtigungsdatum. In diesem Feld können wir nach Aktivierung der Option Im Kalender des Benutzers anzeigen ein Datum festlegen, das im Kalender markiert wird.

Der letzte Schritt besteht in der Auswahl des Status im Abschnitt Benachrichtigungsstatus.

Inaktiv – bedeutet, dass die Mitteilung für Benutzer nicht sichtbar ist; eine solche Mitteilung ist nur für Administratoren sichtbar.

Aktiv – dies ist eine hinzugefügte Mitteilung, die für Benutzer sichtbar ist.

Wichtig – Mitteilungen mit höherer Priorität; solche Mitteilungen werden bei den Benutzern am Anfang der Liste angezeigt.

Nach dem Ausfüllen aller Angaben ist das Hinzufügen der Mitteilung mit der Schaltfläche Speichern zu bestätigen.

Die hinzugefügte Mitteilung kann jederzeit bearbeitet werden; dazu ist das Bearbeitungssymbol anzuklicken. Das nach dem Anklicken des Bearbeitungssymbols geöffnete Fenster ist identisch mit dem Fenster zum Hinzufügen einer Mitteilung.

Anhänge zu einer Mitteilung hinzufügen

Nach dem Hinzufügen der Mitteilung besteht die Möglichkeit, Dateien mit einer maximalen Größe von 200 MB anzuhängen. Zulässige Dateiformate sind: .PDF, .DOC, .DOCX, .DOT, .DOTX, .XLS, .XLSX, .PPT, .PPTX, .PPS, .PPSX, .ODT, .ODS, .ODP, .SXW, .SXC, .SXI, .RTF, .XML, .TXT, .JPG, .JPEG, .PNG, .ZIP, .ZIPX sowie .MP3. Um Dateien anzuhängen, fahren wir mit dem Mauszeiger über die Mitteilung und klicken anschließend auf die Schaltfläche zum Hinzufügen von Anhängen in Form einer Büroklammer.

Nach dem Anklicken öffnet sich das Fenster des im verwendeten System standardmäßig eingestellten Dateibrowsers. Dort ist die gewünschte Datei auszuwählen und die Auswahl zu bestätigen. Nach der Bestätigung erscheint im System eine Meldung auf grünem Hintergrund, die über das erfolgreiche Hinzufügen des Anhangs informiert. Tritt hingegen ein Fehler auf, wird die Meldung rot angezeigt.

Um die hinzugefügten Anhänge zu prüfen, ist der Pfeil anzuklicken, der die Liste der hinzugefügten Anhänge sowie zusätzliche Informationen zur Mitteilung aufklappt. Nach dem Anklicken des jeweiligen Anhangs wird außerdem dessen automatischer Download gestartet.

Es ist auch möglich, die Reihenfolge des jeweiligen Anhangs zu ändern. Dies geschieht mithilfe der beim jeweiligen Anhang sichtbaren Pfeile.

Falls ein Anhang hinzugefügt wurde und seine Bezeichnung geändert werden muss, können wir dies tun, indem wir auf das beim jeweiligen Anhang sichtbare Stiftsymbol klicken.

Nach dem Öffnen der Details besteht ebenfalls die Möglichkeit, hinzugefügte Anhänge zu löschen. Dazu ist das Papierkorb-Symbol anzuklicken.

Eine Sprachnachricht hinzufügen

Der Systemadministrator kann den Benutzern auch auf einfache Weise Sprachnachrichten übermitteln, um die Kommunikation zu erleichtern. Dazu fahren wir mit dem Mauszeiger über die ausgewählte Mitteilung und wählen die Option Eine Sprachnachricht hinzufügen. Im geöffneten Fenster klicken wir oben links auf Ändern, um das angeschlossene Audiogerät für die Tonaufnahme auszuwählen. Nach dem Speichern klicken wir auf die Schaltfläche mit dem Mikrofonsymbol – Kein Aufnahmegerät ausgewählt.

Die Aufnahme beenden wir durch Anklicken der Schaltfläche Audioaufnahme beenden; alternativ können wir sie durch Anklicken der Schaltfläche Audioaufnahme abbrechen verwerfen. Im letzten Schritt öffnet sich ein Fenster, in dem die Aufnahme wiedergegeben und entschieden werden kann, ob die erstellte Audiodatei gespeichert oder verworfen werden soll. Nach dem Speichern erscheint eine Bestätigungsmeldung, dass die erstellte .MP3-Datei der ausgewählten Mitteilung hinzugefügt wurde.

Überprüfung der Mitteilungsprotokolle

Jede Mitteilung verfügt über Logs, anhand derer überprüft werden kann, ob und wann sie von den einzelnen Benutzern geöffnet wurde. Um die Protokolle zu öffnen, fahren wir mit dem Mauszeiger über die Mitteilung und klicken auf die Schaltfläche Logs.

Im geöffneten Fenster sehen wir eine Tabelle mit folgender Aufteilung:

• Benutzer – der im System sichtbare Benutzer, dem die Mitteilung zugewiesen wurde.
• Zuerst/Zuletzt gelesen – informiert über den Zeitpunkt des ersten und letzten Öffnens der Mitteilung durch den Benutzer.
• Status – informiert darüber, ob die Mitteilung nicht gelesen oder gelesen wurde.

Mitteilungen löschen

Das Löschen von Mitteilungen erfolgt, indem wir mit dem Mauszeiger über die Mitteilung fahren und auf das Papierkorb-Symbol klicken. Das Löschen ist mit der Schaltfläche Bestätigen zu bestätigen.

9. SMS-Nachrichten

Auf der Registerkarte SMS-Nachrichten befindet sich ein Bereich zum Versand von SMS-Nachrichten an Benutzer. Nach dem Öffnen der Seite sehen wir im oberen Bereich die Schaltfläche SMS senden zum Erstellen einer neuen Nachricht sowie Export zum Export der gesendeten Nachrichten in eine .docx- oder .xlsx-Datei. Darunter befinden sich Informationen über die Anzahl der am Tag des Öffnens des Bereichs, im laufenden Kalendermonat, im vorherigen Kalendermonat sowie im gesamten laufenden Jahr versendeten SMS-Nachrichten sowie über die verbleibende Anzahl an Guthabenpunkten. Standardmäßig ist die Kachel mit der Anzahl der verfügbaren Guthabenpunkte zur Unterscheidung von den übrigen dunkelblau markiert. Wenn sich die Anzahl der Guthabenpunkte dem Ende nähert, wechselt diese Farbe zu Rot. Sichtbar ist außerdem eine Nachrichtensuche mit der Möglichkeit, einen Datumsbereich für die Suche festzulegen. Unterhalb der Suchleiste befindet sich eine chronologisch sortierte Liste der gesendeten SMS-Nachrichten.

SMS-Nachrichten versenden

Um eine SMS-Nachricht an die Benutzer zu senden, ist die Schaltfläche SMS senden anzuklicken.

Im geöffneten Fenster wählen wir im Feld Kontakte die Zielgruppe oder einzelne Benutzer aus. Wenn ein bestimmter Kontakt in der Liste nicht sichtbar ist, bedeutet dies, dass für ihn keine Telefonnummer hinterlegt wurde. Anschließend geben wir den Inhalt der Nachricht ein (das System entfernt in den versendeten Nachrichten automatisch polnische Sonderzeichen). Das Zeichenlimit im Feld Inhalt beträgt 600. Nach dem Eintragen des Nachrichteninhalts wird außerdem die Anzahl der Guthabenpunkte angezeigt, die von der verfügbaren Menge abgezogen werden. Der Versand wird mit der Schaltfläche Senden bestätigt.

Nach der Bestätigung des Versands werden die folgenden Nachrichtenstatus angezeigt:

• Postaugang – bedeutet, dass die Nachricht im System eSitzung entgegengenommen und an das System zum Versand der Nachrichten weitergeleitet wurde.
• Gesendet – dieser Status informiert darüber, dass die Nachrichten versendet wurden.
• Geliefert – die Nachrichten wurden den Empfängern erfolgreich zugestellt.

SMS-Nachrichten aus dem Bereich Kontakte versenden

SMS-Nachrichten können auch direkt aus der Registerkarte Kontakte an eine bestimmte Gruppe oder einzeln an Benutzer der ausgewählten Gruppe gesendet werden. Dazu fahren wir mit dem Mauszeiger über die betreffende Gruppe und wählen die Schaltfläche SMS an Gruppe senden. Nach dem Anklicken öffnet sich ein Fenster, in dem im Abschnitt Kontakte automatisch alle Benutzer dieser Gruppe hinzugefügt werden, an die die SMS-Nachricht gesendet werden soll. Nach dem Eingeben des Nachrichteninhalts bestätigen wir den Vorgang mit der Schaltfläche Senden.

Um eine SMS-Nachricht an einen bestimmten Benutzer zu senden, müssen wir zunächst mithilfe des Pfeils die betreffende Benutzergruppe aufklappen. Anschließend wählen wir nach dem Überfahren des gewünschten Benutzers mit dem Mauszeiger die Option SMS senden. Nach dem Eingeben des Nachrichteninhalts bestätigen wir den Vorgang mit der Schaltfläche Senden.

Eine alternative Methode zum Versenden einer SMS-Nachricht besteht darin, einzelne Benutzer durch Markieren des weißen Kästchens neben jedem von ihnen auszuwählen. Sobald die entsprechenden Benutzer ausgewählt wurden, ist die Schaltfläche SMS an ausgewählte senden anzuklicken. Nach dem Ausfüllen des Feldes Inhalt bestätigen wir den Vorgang mit der Schaltfläche Senden.

10. E-Mail-Nachrichten

Nach dem Öffnen der Registerkarte E-Mail-Nachrichten sehen wir im oberen Bereich des Fensters die Schaltflächen zum Erstellen einer neuen Nachricht E-Mail senden sowie Export zum Export der gesendeten Nachrichten in eine .docx- oder .xlsx-Datei. Darunter befinden sich Informationen über die Anzahl der am Tag des Öffnens des Bereichs, im laufenden Kalendermonat, im vorherigen Kalendermonat sowie im gesamten laufenden Jahr versendeten E-Mails. Sichtbar ist außerdem eine Suchfunktion mit dem Feld Nach Nachricht suchen zur Eingabe des gesuchten Begriffs. Die nächste verfügbare Funktion ist die Möglichkeit, mithilfe der Felder Datum ab und Datum bis einen Datumsbereich für die gesuchte Nachricht festzulegen.

Unterhalb der Suchleiste sehen wir alle im System versendeten E-Mails, chronologisch geordnet.

E-Mail-Nachrichten versenden

Um eine E-Mail-Nachricht zu senden, ist die Schaltfläche E-Mail senden in der rechten oberen Ecke des Nachrichtenbereichs anzuklicken.

Im nächsten Schritt füllen wir die Angaben im geöffneten Fenster aus. Im ersten Feld Kontakte wählen wir die Empfänger der Nachricht aus. Die Empfänger können entweder durch einzelne Auswahl in der Personenliste oder durch Anklicken des Gruppennamens ausgewählt werden. Das Anklicken des Gruppennamens bewirkt, dass alle Personen dieser Gruppe der Empfängerliste hinzugefügt werden. Wenn ein bestimmter Kontakt in der Liste nicht sichtbar ist, bedeutet dies, dass für ihn keine E-Mail-Adresse hinterlegt wurde.

Nach der Auswahl der Empfänger sind das Feld Betreff sowie der Nachrichteninhalt im Feld Inhalt auszufüllen. Optional können wir auch Dateien in den angegebenen Formaten anhängen; die Gesamtgröße der Anhänge darf jedoch 15 MB nicht überschreiten. Nach dem Ausfüllen der Felder ist der Versand der Nachricht mit der Schaltfläche Senden zu bestätigen.

Vorschau von E-Mail-Nachrichten

Gesendete Nachrichten können eingesehen werden, indem wir auf den Pfeil daneben klicken. Anschließend werden der Betreff, der Inhalt sowie die Information über die versendeten Anhänge angezeigt.

E-Mail-Nachrichten aus dem Bereich Kontakte versenden

E-Mail-Nachrichten können auch direkt aus der Registerkarte Kontakte an eine bestimmte Gruppe oder einzeln an Benutzer der ausgewählten Gruppe gesendet werden. Dazu fahren wir mit dem Mauszeiger über die betreffende Gruppe und wählen die Schaltfläche E-Mail an Gruppe senden. Nach dem Anklicken öffnet sich ein Fenster, in dem im Abschnitt Kontakte automatisch alle Benutzer dieser Gruppe hinzugefügt werden, an die die E-Mail-Nachricht gesendet werden soll. Nach dem Ausfüllen der Felder Betreff und Inhalt bestätigen wir den Vorgang mit der Schaltfläche Senden.

Um eine E-Mail-Nachricht an einen bestimmten Benutzer zu senden, müssen wir zunächst mithilfe des Pfeils die betreffende Benutzergruppe aufklappen. Anschließend wählen wir nach dem Überfahren des gewünschten Benutzers mit dem Mauszeiger die Option E-Mail senden. Nach dem Ausfüllen der Felder Betreff und Inhalt bestätigen wir den Vorgang mit der Schaltfläche Senden.

Eine alternative Methode zum Versenden einer E-Mail-Nachricht besteht darin, einzelne Benutzer durch Markieren des weißen Kästchens neben jedem von ihnen auszuwählen. Sobald die entsprechenden Benutzer ausgewählt wurden, ist die Schaltfläche E-Mail an ausgewählte Benutzer senden anzuklicken. Nach dem Ausfüllen der Felder Betreff und Inhalt bestätigen wir den Vorgang mit der Schaltfläche Senden.

11. Dokumentenarchiv

Das Dokumentenarchiv im System eSitzung ist ein Ort, der die einfache Speicherung von Dokumenten ermöglicht, die von Administratoren für Sitzungen verwendet werden. Die dort hinzugefügten Dokumente können den Sitzungen direkt beigefügt werden, ohne dass sie erneut in das System hochgeladen werden müssen.

Um ein Dokument hinzuzufügen, wählen wir zunächst aus, welcher Kategorie das Dokument zugeordnet werden soll, indem wir im Fenster Kategorien die entsprechende Gruppe auswählen. Anschließend klicken wir auf die Schaltfläche Dokument hinzufügen. In diesem Moment öffnet sich das Fenster des im verwendeten System standardmäßig eingestellten Dateibrowsers. Dort ist die gewünschte Datei auszuwählen und die Auswahl zu bestätigen.

Nach dem Hinzufügen erscheint das Dokument in der Liste. Über diese Liste kann die Datei mit der Schaltfläche Öffnen geöffnet bzw. heruntergeladen, mit der Schaltfläche Bearbeiten umbenannt und mit der Schaltfläche Löschen entfernt werden.

12. Anwesenheitsberichte

Die Funktion ermöglicht die Erstellung eines Anwesenheitsberichts für Benutzer mit Berechtigungen aus einem beliebigen Zeitraum. Nach dem Öffnen der Registerkarte sehen wir im oberen Bereich der Seite die Felder Datum von und Datum bis, in denen wir den gewünschten Zeitraum auswählen. Im Feld Gruppe legen wir fest, für welche Gruppe der zu erstellende Bericht gelten soll. Es kann auch die Option Zusammenfassender Bericht ausgewählt werden, um ihn für alle Benutzer zu erstellen. Nach dem Ausfüllen der Felder ist die Schaltfläche Generieren anzuklicken.

Nach dem Anklicken von Generieren wird eine Liste entsprechend den festgelegten Parametern erstellt. In der Liste sind die Benutzerdaten sowie die Gesamtzahl der Anwesenheiten, Abwesenheiten, Verspätungen und vorzeitigen Verlassen innerhalb des angegebenen Zeitraums sichtbar. Der erstellte Bericht kann mithilfe der Schaltfläche Herunterladen als Datei im Format .DOCX und .PDF heruntergeladen werden.

13. Benutzeraktivität

Die Registerkarte Benutzeraktivität ermöglicht die Überprüfung, wie oft sich Benutzer angemeldet haben und wann dies erfolgt ist. Im oberen Bereich des Panels ist ein Balkendiagramm mit der Anzahl der Anmeldungen aus den letzten 3 Monaten sichtbar. Im Abschnitt Besuche befindet sich eine Liste der Benutzer mit Informationen über die Gesamtzahl der Besuche (Anmeldungen) im System. Darüber hinaus steht eine Suchfunktion zur Verfügung, mit der der gewünschte Benutzer gefunden werden kann. Zusätzlich werden Informationen über die letzte Anmeldung sowie die letzte Aktivität im System angezeigt. Um zur detaillierten Liste der Anmeldungen zu gelangen, ist bei jedem Benutzer die Schaltfläche Anmeldungen anzuklicken.

Nach dem Anklicken der Schaltfläche Anmeldungen öffnet sich ein Fenster mit einer Liste, aus der hervorgeht, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit sich der Benutzer angemeldet hat. Die Liste ist chronologisch geordnet.

14. Profileinstellungen

Nach dem Anklicken der Information über den angemeldeten Administrator erhalten wir die Möglichkeit, durch Anklicken von Profil zu den Profileinstellungen zu wechseln.

Bearbeitung des Avatars

Im ersten Abschnitt Avatar können wir den Avatar ändern. Die Änderung erfolgt durch Anklicken der Schaltfläche Ändern. Nach dem Anklicken öffnet sich das Fenster des im verwendeten System standardmäßig eingestellten Dateibrowsers. Dort ist die gewünschte Datei auszuwählen und die Auswahl zu bestätigen.

Bearbeitung der Profildaten

Der Administrator hat die Möglichkeit, seine persönlichen Daten zu ändern. Dazu ist in der Sektion Persönliche Daten die Schaltfläche Bearbeiten anzuklicken.

Nach dem Anklicken der Schaltfläche öffnet sich ein Formular, in dem folgende Angaben festgelegt werden können:

• Vorname.
• Nachname.
• Telefonnummer.
• Fax.
• E-Mail.
• Straße und Hausnummer.
• Postleitzahl.
• Stadt.

Die vorgenommenen Änderungen speichern wir mit der Schaltfläche Speichern.

Wenn der Inhaber des Administratorkontos geändert werden soll, dürfen die Daten des bisherigen Administrators nicht geändert werden. In einem solchen Fall ist zunächst das Konto des bisherigen Administrators zu deaktivieren und anschließend ein neues Konto für den neuen Administrator zu erstellen.

Kontoeinstellungen

Um den Zugriff auf den Dienst durch Dritte innerhalb einer aktiv angemeldeten Sitzung zu schützen, kann in den Kontoeinstellungen die Sperre der Anwendung aktiviert werden. Dazu ist nach dem Anklicken der Schaltfläche Bearbeiten die Option Automatische App-Sperre der Anwendung zu markieren. Zusätzlich ist die Zeit der Inaktivitätszeit auszuwählen, nach deren Ablauf das System gesperrt wird und für die weitere Arbeit entsperrt werden muss.

E-Mail-Einstellungen

In diesem Abschnitt besteht durch Anklicken der Schaltfläche Bearbeiten die Möglichkeit, den Absendernamen zu ändern, unter dem die aus dem Programm eSitzung versendeten E-Mail-Nachrichten eingehen, sowie die Antwort-E-Mail-Adresse festzulegen. Alle Änderungen sind mit der Schaltfläche Speichern zu bestätigen.

Passwort ändern

Die Änderung des Zugangspassworts erfolgt durch Anklicken der Schaltfläche Passwort ändern in der rechten oberen Ecke.

Im geöffneten Formular füllen wir das Feld Bisheriges Passwort mit dem aktuell verwendeten Passwort aus und ergänzen anschließend die Felder Neues Passwort und Neues Passwort wiederholen mit dem neuen Passwort. Die Änderung bestätigen wir mit der Schaltfläche Speichern. Zur Bestätigung der erfolgreichen Durchführung empfehlen wir, sich aus dem System abzumelden und sich anschließend mit dem neu vergebenen Passwort erneut anzumelden.

PIN ändern

Um den PIN zu ändern, wechseln wir zur Option PIN ändern.

Im geöffneten Fenster füllen wir das Feld Kontopasswort sowie die Felder Neuer PIN und Neuen PIN wiederholen aus. Den festgelegten PIN bestätigen wir mit der Schaltfläche Speichern. Zur Bestätigung der erfolgreichen Durchführung empfehlen wir, sich aus dem System abzumelden und anschließend erneut anzumelden.

15. Einstellungen

Um die Kontoeinstellungen zu öffnen, ist im aufgeklappten Menü nach dem Anklicken des Administratorprofils die Option Einstellungen auszuwählen.

Interface: Wappen/Logo

Um das Wappen/Logo der Einheit hinzuzufügen oder zu ändern, ist im Abschnitt Wappen/Logo die Schaltfläche Auswählen anzuklicken. Nach dem Anklicken öffnet sich das Fenster des im verwendeten System standardmäßig eingestellten Dateibrowsers. Dort ist die gewünschte Datei auszuwählen und die Auswahl zu bestätigen.

Nach dem Hinzufügen wird das Wappen/Logo im Abschnitt Wappen/Logo sichtbar. An dieser Stelle besteht auch die Möglichkeit, das Wappen/Logo mithilfe der Schaltfläche Entfernen vollständig zu löschen; nach dem Anklicken ist die auszuführende Aktion zu bestätigen.

Interface: Grafische Fußzeile

Aus dem System eSitzung exportierte Dokumente können automatisch mit einer grafischen Fußzeile der Einheit versehen werden. Die Fußzeile ist als .png-Datei mit den Abmessungen 400×120 px vorzubereiten. Das Hinzufügen der Fußzeile erfolgt durch Anklicken der Schaltfläche Auswählen im Abschnitt Grafische Fußzeile. Nach dem Anklicken öffnet sich das Fenster des im verwendeten System standardmäßig eingestellten Dateibrowsers. Dort ist die gewünschte Datei auszuwählen und die Auswahl zu bestätigen.

Nach dem Hinzufügen erhalten wir sofort eine Vorschau, wie die Fußzeile im Abschnitt Grafische Fußzeile aussieht; außerdem besteht die Möglichkeit, die Fußzeile mithilfe der Schaltfläche Entfernen vollständig zu löschen.

Interface: Anwendungsschnittstelleneinstellungen

In diesem Abschnitt können einige Anzeigeoptionen der Anwendung geändert werden:

• „Quorum überprüfen” im Menü anzeigen – wenn diese Option aktiviert ist, ist die Schaltfläche Quorum prüfen nach dem Start der Sitzung sichtbar.
• Benutzer-Avatare während der Abstimmung anzeigen – wenn diese Option aktiviert ist, sind während einer laufenden Abstimmung die Avatare der Benutzer auf der Abstimmungsansicht sichtbar.
• Benutzeravatare während der Quorum-Prüfung anzeigen – wenn diese Option aktiviert ist, sind während der Quorumsprüfung die Avatare der Benutzer auf der Ansicht der Anwesenheitsprüfung sichtbar.
• Benutzeravatare in der Diskussion anzeigen – wenn diese Option aktiviert ist, ist während einer laufenden Diskussion beim Erteilen des Wortes an einen Benutzer dessen Avatar sowohl im Visualisierungsfenster als auch in der gestarteten Sitzung sichtbar. Diese Funktion erfordert das Diskussionsmodul.
• Wappen/Logo im Visualisierungsfenster anzeigen – wenn diese Option aktiviert ist, ist das Wappen/Logo im Visualisierungsfenster sichtbar.
• Wappen/Logo in exportierten Dokumenten anzeigen – wenn diese Option aktiviert ist, ist das Wappen/Logo in den aus dem Programm eSitzung exportierten Dokumenten sichtbar, wie z. B. im Protokollentwurf.
• Fußzeile in exportierten Dokumenten anzeigen – wenn diese Option aktiviert ist, ist die Fußzeile in den aus dem Programm eSitzung exportierten Dokumenten sichtbar, wie z. B. im Protokollentwurf.
• Uhr im Visualisierungsfenster anzeigen – wenn diese Option aktiviert ist, erscheint im Visualisierungsfenster eine Uhr mit der aktuellen Uhrzeit.
• Benutzer online basierend auf angemeldeten Mikrofonen – wenn diese Option aktiviert ist, wird der im System sichtbare Benutzerstatus direkt vom angemeldeten Mikrofon übernommen. Dies gilt nur bei vorhandener Integration mit dem eSitzung System.
• Unterstützung für die Integration mit externen Kalendern – wenn diese Option aktiviert ist, kann ein im Format ICS heruntergeladener Kalender oder ein kopierter Kalenderlink eines ausgewählten Benutzers, der in einer anderen Anwendung eingefügt wird, korrekt geöffnet werden.
• Zeige kommunale Nachrichten im Hauptpanel an – wenn diese Option aktiviert ist, ist nach der Anmeldung im System auf der rechten Seite der Bereich Kommunale Nachrichten mit den dort verfügbaren Artikeln sichtbar.
• Benutzer-Avatare in Auswahllisten anzeigen – wenn diese Option aktiviert ist, werden an allen Stellen im System, an denen sich Benutzer in einer Auswahlliste befinden, auch deren Avatare angezeigt.
• Benutzer-Avatare auf der Kontaktseite anzeigen – wenn diese Option aktiviert ist, sind auf der Registerkarte Kontakte die Avatare der Benutzer sichtbar.
• Liste der Abstimmungen im Visualisierungsfenster anzeigen – wenn diese Option aktiviert ist, werden alle vom Administrator in der Sitzung hinzugefügten Abstimmungen im Visualisierungsfenster sichtbar.
• Standard-Fußzeile in gesendeten E-Mails ausblenden – wenn diese Option aktiviert ist, wird die standardmäßige Fußzeile in den gesendeten E-Mail-Nachrichten ausgeblendet.

Abstimmungen: Diagrammtyp

Hier können wir festlegen, wie die Ergebnisse nach Abschluss der Abstimmungen dargestellt werden. Um den Diagrammtyp auszuwählen oder ihn zu deaktivieren, klicken wir im Abschnitt Diagrammtyp auf die Schaltfläche Ändern. Im geöffneten Fenster können wir einen von vier Diagrammtypen auswählen oder die Diagramme vollständig deaktivieren, indem wir die Option Kein Diagramm wählen. Die Auswahl bestätigen wir mit der Schaltfläche Speichern. Die Änderung des Diagrammtyps ist anschließend sofort im Abschnitt Diagrammtyp sichtbar.

Abstimmung: Abstimmungseinstellungen

Im Abschnitt Abstimmungseinstellungen können wir die Standardeinstellungen für Abstimmungen ändern (wie zuvor im Abschnitt zu den zusätzlichen Funktionen bei der Abstimmung beschrieben).

• Tonsignal zum Beginn der Abstimmung – Wenn diese Option aktiviert ist, wird beim Start der Abstimmung ein akustisches Signal aus dem System ausgelöst.
• Möglichkeit von manueller Erfassung der Stimmen – Wenn diese Option aktiviert ist, kann der Administrator die vom Benutzer abgegebene Stimme manuell erfassen.
• Automatisches Ende der Abstimmung – Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Abstimmung automatisch beendet, sobald alle anwesenden und nicht ausgeschlossenen Benutzer ihre Stimme abgegeben haben.
• Automatischer Übergang zur nächsten Abstimmung – Wenn diese Option aktiviert ist, wechselt das System nach dem Abschluss der vorherigen Abstimmung automatisch zur nächsten Abstimmung.
• Abstimmungsmodus für künftige Abstimmungen speichern – Wenn diese Option aktiviert ist, speichert das System beim Erstellen einer weiteren Abstimmung die Parameter der zuletzt hinzugefügten Abstimmung.
• Automatischer Start der nächsten Abstimmung – Wenn diese Option aktiviert ist, wird die nächste Abstimmung nach der festgelegten Zeit automatisch gestartet.
• Zeit, nach der die nächste Abstimmung beginnt – Diese Option wird aktiviert, sobald der automatische Start der nächsten Abstimmung eingeschaltet wird. Hier kann die Zeit festgelegt werden, nach deren Ablauf die nächste Abstimmung gestartet wird.
• IP-Adresse, die zur Abstimmung berechtigt ist – Möglichkeit, die IP-Adresse der zum Abstimmen berechtigten Person festzulegen.

Diskussionsprofile

Die bislang im MWC-Kundenpanel verfügbare Funktion zur Verwaltung der Redezeit ermöglicht es, für die einzelnen Tagesordnungspunkte eine bestimmte Redezeit festzulegen. Jeder Kunde kann eine beliebige Anzahl von Diskussionsprofilen erstellen, wodurch es möglich ist, je nach Bedarf Redezeiten für unterschiedliche Arten von Sitzungen festzulegen. Die Funktion ist verfügbar, sofern das Modul Diskussion erworben wurde.

Wenn Diskussionsprofile genutzt werden sollen, empfehlen wir zunächst die Erstellung eines Standardprofils, also eines Profils, das für alle Tagesordnungspunkte in sämtlichen Sitzungen aktiv ist, sofern für einen bestimmten Punkt kein anderes Profil festgelegt wird.

Ein Profil fügen wir mit der Schaltfläche + Hinzufügen hinzu. Anschließend vergeben wir im geöffneten Fenster einen Namen und markieren zusätzlich das Kontrollkästchen Standard. Die vorgenommenen Schritte bestätigen wir mit der Schaltfläche Speichern.

Im nächsten Schritt wechseln wir nach Auswahl der Schaltfläche Modi und anschließend + Hinzufügen zur detaillierten Konfiguration der einzelnen Redemodi. Im System eSitzung stehen uns 3 Diskussionsmodi zur Verfügung: Ich bitte um das Wort, Ad vocem und Geschäftsordnungsantrag. Jeder dieser Modi kann nach den eigenen Anforderungen konfiguriert werden.

Im geöffneten Formular können wir folgende Parameter festlegen:

• Typ des Redebeitrages – Hier wählen wir aus, ob wir den Modus Ich bitte um das Wort, Ad vocem oder Geschäftsordnungsantrag konfigurieren.
• Blockierter Redemodus – Wenn wir dieses Feld markieren, wird die Nutzung dieses Modus vollständig deaktiviert.
• Zeitpunkt des ersten, zweiten, dritten und nächsten Redebeitrages – Hier legen wir fest, wie lange sich eine Person bei dem jeweiligen Punkt äußern darf, der wir das Wort erteilen.
• Automatisches Ausschalten des Mikrofons – Wenn wir die Funktion zur Integration des Systems eSitzung mit dem Konferenzsystem nutzen, kann eSitzung nach Ablauf der Zeit das Mikrofon des Redners automatisch ausschalten.
• Akustisches Signal zur Anzeige der verstrichenen Zeit – Die Aktivierung dieser Funktion bewirkt, dass die Anwendung bei Ablauf der Redezeit ein akustisches Gongsignal auslöst.

Beispielkonfiguration:

Neben der Erstellung eines Standardprofils empfiehlt es sich, auch spezielle Profile anzulegen, z. B. für Sitzungen des Rates. Häufig sind die Redezeiten in der Satzung geregelt, und genau hier können wir sie entsprechend deren Bestimmungen festlegen.

Diskussionsprofile: Punkteeinstellungen

Nach der Konfiguration der Diskussionsprofile können wir die Profile für die einzelnen Tagesordnungspunkte in der ausgewählten Sitzung festlegen. Dazu wechseln wir in die Sitzung und wählen nach einem Rechtsklick auf den jeweiligen Punkt die Option Einstellungen des Tagesordnungspunktes. Im Abschnitt Diskussionsprofil wählen wir das zuvor erstellte Profil aus. Das Diskussionsprofil kann für jeden Tagesordnungspunkt einzeln ausgewählt werden. Wichtig ist, dass bei jedem neu erstellten Punkt automatisch das Diskussionsprofil ausgewählt wird, das wir als Standard festgelegt haben.

Damit die Funktion während der Sitzung korrekt arbeitet, ist darauf zu achten, dass der jeweilige Tagesordnungspunkt nach Beginn der Sitzung jedes Mal über die Option Tagesordnungspunkt starten aktiviert wird.

Folien: Hinzufügen Folien

Während der Leitung der Sitzung können Anzeigetafeln eingeblendet werden, die wir über die Schaltfläche Hinzufügen im Abschnitt Anzeigetafeln anlegen. Im geöffneten Fenster können wir der Anzeigetafel einen Namen geben und zusätzlich das Feld Hilfsbeschreibung der Komponente ausfüllen, um die einzelnen Anzeigetafeln leichter voneinander zu unterscheiden. Diese Funktion ermöglicht es, die Anzeigetafel später in einer gestarteten Sitzung einzublenden; sie ist dann sowohl im Visualisierungsfenster als auch in der Informationseinblendung sichtbar, die in das Programm eingebunden wurde, über das die Live-Übertragung der Sitzung erfolgt. Als Anzeigetafel kann jede vorbereitete Grafik verwendet werden (empfohlene Größe: 1920 × 1080 oder ein anderes Format im Verhältnis 16:9), die beispielsweise über die geplante Startzeit der Übertragung informieren kann. Die an dieser Stelle hinzugefügten Anzeigetafeln können aus der Sitzung heraus gestartet werden; dies wurde bereits im Abschnitt Anzeigetafeln beschrieben.

Folie: Bearbeiten/Löschen

In diesem Abschnitt besteht die Möglichkeit, Angaben wie Name, Beschreibung und Datei zu ändern; dies ist durch Anklicken der Schaltfläche Bearbeiten möglich. Die Änderungen speichern wir mit der roten Schaltfläche Speichern. Eine hinzugefügte Anzeigetafel kann außerdem mit der Schaltfläche Löschen entfernt werden.

Integrationen: Kamerasteuerung

Im Abschnitt Kamerasteuerungsanwendung können wir die Verbindung mit der Anwendung zur Kamerasteuerung in der neuen eSitzung konfigurieren. Um die Standarddaten zu ändern, sind die Werte in den sichtbaren Feldern anzupassen.

Integrationen: Authentifizierungsdaten für Integrationsanwendungen

Im Abschnitt Autorisierungsdaten für Integrationsanwendungen besteht die Möglichkeit, die Codes einzusehen, die für die Zusammenarbeit mit Systemen dienen, die mit dem System eSitzung integriert sind.

• RID – ID des Rates.
• KID – ID der Wahlperiode
• CODE/TOKEN.

Steuerdaten

Auf dieser Registerkarte besteht die Möglichkeit, die Steuerdaten zu bearbeiten, die zur Erstellung von Rechnungen und zu deren Übermittlung im Programm KSeF (Nationales E-Rechnungssystem) verwendet werden. Alle Änderungen können mithilfe der Schaltfläche Bearbeiten vorgenommen werden.

Benutzerdefiniertes CSS

Ein Bereich für fortgeschrittene Benutzer. Er ermöglicht die Änderung des Seitenstils. Alle Änderungen können vorgenommen werden, indem in das Textfeld die entsprechenden Codewerte eingetragen werden. Zur besseren Übersicht besteht die Möglichkeit, den Bildschirm mithilfe der Schaltfläche mit den Pfeilsymbolen zu erweitern. Die vorgenommenen Änderungen speichern wir mit der Schaltfläche Speichern.

Die Anleitung entspricht der Version 1.18.1 des Programms eSitzung.