WZA24 – Głosowania Na Pilotach – Instrukcja Administratora.

Opublikowano przez


1: Dostęp i Pierwsze Kroki w Systemie

1.1 Wymagania Techniczne

System WZA24 jest aplikacją webową działającą w chmurze. Dla zapewnienia najwyższej stabilności podczas głosowań zaleca się:

  • Korzystanie z przeglądarki Google Chrome w najnowszych wersjach.
  • Stabilne połączenie internetowe (zalecane połączenie kablowe dla komputera administratora).
  • Wyłączenie zbędnych wtyczek w przeglądarce, które mogą blokować wyskakujące okna (pop-upy).

1.2 Procedura Logowania

  1. Należy przejść pod dedykowany adres: admin.wza24.pl.
  2. Wprowadzić Login oraz Hasło dostarczone w protokole przekazania systemu przez MWC.
  3. Pole „Autologowanie”: Zaznaczenie tego pola utworzy sesję trwałą. Jest to wysoce zalecane na komputerze głównym, aby w razie przypadkowego zamknięcia przeglądarki powrót do panelu nie wymagał ponownego wpisywania danych.

2: Zarządzanie Strukturą Uczestników

Moduł „Użytkownicy” jest fundamentem każdego posiedzenia. To tutaj definiuje się kto i z jaką siłą może decydować o losach uchwał.

2.1 Zarządzanie Grupami

Grupy służą do kategoryzacji uczestników (np. Akcjonariusze, Rada Nadzorcza, Goście). System pozwala na nadawanie uprawnień do konkretnych głosowań całym grupom, co oszczędza czas podczas obrad.

Dodawanie nowej grupy:

  1. W lewym panelu należy wybrać Użytkownicy -> + dodaj grupę.
  2. Nazwa grupy: Powinna być precyzyjna (np. „Akcjonariusze”, „Zarząd”, itp.).
  3. Status grupy:
    • Aktywna: Grupa jest brana pod uwagę przy konfiguracji posiedzeń i jest widoczna na listach.
    • Usunięta: Pełni funkcję archiwum. Jeśli grupa nie bierze już udziału w bieżących działaniach, zmiana statusu na „usunięta” sprawi, że zniknie ona z widoku operacyjnego, ale wszystkie jej historyczne głosy i dane pozostaną w bazie (wymóg prawny protokołowania). W celu odzyskania zarchiwizowanej grupy należy skontaktować się z pracownikiem MWC.

2.2 Dodawanie Użytkowników i Definiowanie Siły Głosu

Metoda Ręczna (Pojedyncze osoby):

Zalecana do dopisywania osób, które dołączyły w trakcie obrad, lub przy konfigurowaniu małych zgromadzeń.

  1. Należy kliknąć w wybraną grupę, a następnie w przycisk + dodaj członka.
  2. Wypełnić formularz (pozycje z gwiazdką są obowiązkowe):
  • *Imię i nazwisko: Dane identyfikacyjne.
  • Firma: Podmiot, który dany uczestnik reprezentuje.
  • Adres e-mail: Adres e-mail uczestnika
  • Telefon: Numer kontaktowy do uczestnika
  • *Liczba głosów: Siła głosu danego uczestnika (np. 10). System zsumuje te wartości przy wynikach.
  • *Liczba akcji: Wartość informacyjna/kapitałowa (może być inna niż liczba głosów przy akcjach uprzywilejowanych).
  • Członkostwo w grupach: Jedna osoba może należeć do wielu grup jednocześnie (np. „Akcjonariusz” i „Zarząd”). System automatycznie rozpozna jej uprawnienia przy każdym głosowaniu.

Metoda Masowa (Import z Excel/CSV):

Pozwala na błyskawiczne wprowadzenie setek uczestników.

  1. Przygotować arkusz w formacie:

Imię i nazwisko;e-mail;telefon;firma;waga;akcje;numer_pilota.

  1. Wewnątrz grupy wybrać zaimportuj i wkleić dane.
  2. Weryfikacja: System po imporcie wyświetli podsumowanie (liczba akcji/głosów w całej grupie). Należy porównać te wartości z listą papierową w celu wyeliminowania błędów w danych źródłowych.

2.3 Obsługa Pełnomocnictw

System WZA24 automatyzuje proces głosowania przez pełnomocników, eliminując ryzyko pomyłek w liczeniu głosów.

  1. W widoku grupy należy wybrać przycisk dodaj pełnomocnika.
  2. Wprowadzić dane osoby fizycznie obecnej na sali (pełnomocnika).
  3. Sekcja „Udzielone pełnomocnictwa”: Z listy należy zaznaczyć wszystkich uczestników, których reprezentuje dana osoba.
  4. Skutek w systemie: System automatycznie „zabiera” głosy i akcje wybranym osobom nieobecnym i przypisuje je do profilu pełnomocnika.
    • Przykład: Jeśli pełnomocnik reprezentuje 3 osoby po 100 głosów, system przyzna mu automatycznie 300 głosów. Pełnomocnik oddaje jedno kliknięcie z pilota, a system zapisuje wynik jako 300 głosów „ZA”.

2.4 Edycja i Usuwanie

  • Edycja: Pozwala na zmianę numeru pilota w trakcie obrad (np. jeśli stary się rozładował) lub korektę literówek.
  • Usuwanie: W przypadku błędu w imporcie można zaznaczyć wielu użytkowników naraz i wybrać usuń zaznaczonych. Operacja ta jest trwała – dane zostaną usunięte z bieżącego widoku grupy.

3: Zarządzanie Posiedzeniami i Porządkiem Obrad

Moduł ten służy do tworzenia ram organizacyjnych wydarzenia oraz definiowania scenariusza obrad wraz z przypisanymi do nich procedurami głosowania.

3.1 Tworzenie Nowego Posiedzenia

W celu zainicjowania wydarzenia należy przejść do zakładki Posiedzenia w panelu bocznym i wybrać przycisk + dodaj posiedzenie.

Parametry konfiguracyjne:

  • Termin posiedzenia: Należy określić precyzyjną datę oraz godzinę rozpoczęcia. System wykorzystuje te dane do sortowania nadchodzących wydarzeń w panelu głównym.
  • Nazwa posiedzenia: Oficjalny tytuł zgromadzenia (np. „Zwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy Spółki X”). Nazwa ta będzie widoczna dla uczestników w oknie wizualizacji.
  • Uczestnicy posiedzenia: Należy wskazać grupy uprawnione do wejścia na posiedzenie.
    • Zasada dostępu: Domyślnie każda grupa mająca wstęp na posiedzenie ma również prawo głosu we wszystkich punktach, o ile administrator nie zaznaczy opcji „grupa gości bez prawa głosu” lub nie wprowadzi ograniczeń na poziomie konkretnego głosowania.
  • Pole „Wprowadzenie”: Pozwala na dodanie opisu lub agendy tekstowej.
    • Rekomendacja: W przypadku obsługi głosowań za pomocą pilotów fizycznych, zaleca się pozostawienie tego pola pustego. Pozwala to zachować maksymalną czytelność interfejsu wizualizacji, skupiając uwagę uczestników wyłącznie na aktualnym punkcie obrad.

3.2 Przygotowanie Porządku Obrad

Po utworzeniu posiedzenia system otwiera widok zarządzania punktami. Punkty stanowią logiczne etapy spotkania.

Metody dodawania punktów:

  1. Metoda ręczna: Należy kliknąć przycisk + Dodaj punkt.
    • Edycja treści: Aby zmienić treść punktu, należy kliknąć bezpośrednio w tekst wyświetlany na liście.
    • Numeracja: System automatycznie nadaje numerację rosnącą (1, 2, 3…). Aby zmienić numer punktu lub stworzyć podpunkt (np. 1.a), należy kliknąć w numerację i wprowadzić własny format.

  1. Masowy import: Przycisk Zaimportuj pozwala na wklejenie gotowej listy punktów z zewnętrznego dokumentu.
    • Technika: Każdy nowy wiersz (klawisz Enter) w oknie importu zostanie zamieniony na osobny punkt porządku obrad.

Zarządzanie strukturą:

  • Zmiana kolejności: System obsługuje funkcję „przeciągnij i upuść”. Zmiana położenia punktu na liście powoduje automatyczną aktualizację numeracji pozostałych pozycji.

3.3 Konfiguracja Głosowań

Głosowania są przypisywane do konkretnych punktów scenariusza. Do jednego punktu można przypisać wiele głosowań (np. wybór kilku członków komisji w jednym punkcie porządku, bądź kilka osobnych głosowań nad różnymi uchwałami).

Inicjowanie procedury:

Należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na treść punktu obrad, a następnie wybrać opcję Dodaj głosowanie.

Definiowanie parametrów głosowania:

  • Nazwa głosowania: Pełna treść uchwały lub krótkie określenie przedmiotu głosowania.
  • Jawność/Tajność:
    • Głosowanie Jawne: Wyniki w protokole będą przypisane do konkretnych nazwisk i numerów pilotów.
    • Głosowanie Tajne: System zrywa powiązanie między uczestnikiem a oddanym głosem. W raportach widoczne są wyłącznie wyniki zbiorcze.
  • Opcje oddania głosu: Domyślnie ustawione jako: ZA / PRZECIW / WSTRZYMUJĘ SIĘ.
    • Rekomendacja: Zaleca się pozostawienie ustawień domyślnych ze względu na standardy prawne prowadzenia zgromadzeń spółek handlowych i stowarzyszeń.
  • Uprawnienia grupowe: Na dole okna konfiguracji można odznaczyć grupy, które mimo obecności na sali, nie powinny brać udziału w tym konkretnym głosowaniu (np. goście lub biegli rewidenci).

3.4 Bloki Głosowań (Wybory Wielokrotne)

Funkcja ta jest niezbędna przy wyborach do organów wieloosobowych, gdzie uczestnik wybiera spośród listy kandydatów.

  1. Z menu pod prawym przyciskiem myszy należy wybrać Dodaj blok głosowań.
  2. Wprowadzanie opcji: Listę kandydatów należy wpisać w oknie tekstowym, oddzielając nazwiska klawiszem Enter. Każde nazwisko stworzy osobną pozycję w bloku.
  3. Maksymalna liczba głosów: Parametr ten określa, ile razy uczestnik może zagłosować na ZA w obrębie całego bloku.
    • Kluczowa logika: Głosy oddane jako PRZECIW lub WSTRZYMUJĘ SIĘ nie pomniejszają puli maksymalnych głosów.
    • Przykład: Przy limicie równym 3, uczestnik może zagłosować przeciwko wszystkim kandydatom, ale poprzeć (kliknąć ZA) może maksymalnie trzech z nich.

Zasady działania bloków w trakcie obrad:

  • Chronologia: System zlicza głosy zgodnie z kolejnością kliknięć na pilocie. Po oddaniu trzeciego głosu na „ZA” (przy limicie 3), każda kolejna próba zagłosowania na „ZA” przy innym kandydacie zostanie przez system zignorowana.
  • Nieodwołalność: Wewnątrz bloku głosowań raz oddany głos jest wiążący i nie podlega korekcie (brak możliwości cofnięcia głosu).

Przed rozpoczęciem bloku głosowań zaleca się poinformowanie uczestników o zdefiniowanym limicie głosów „ZA” oraz o tym, że decyduje kolejność kliknięć na urządzeniu.

4: Konfiguracja Sprzętowa i Integracja z Systemem

Ten etap jest krytyczny dla powodzenia głosowania z użyciem pilotów fizycznych. Odpowiada on za stworzenie „mostu” komunikacyjnego między sprzętem radiowym na sali a bazą danych w chmurze.

4.1 Przygotowanie Stanowiska Administratora

Zaleca się, aby stanowisko administratora było przygotowane co najmniej 30 minut przed planowanym rozpoczęciem wydawania pilotów uczestnikom.

  • Stabilne zasilanie: Komputer administratora powinien być stale podłączony do zasilania sieciowego (wyłączenie trybów oszczędzania energii dla portów USB).
  • Porty USB: Centrala sterująca wymaga stabilnego portu USB 2.0 lub wyższego. Należy unikać stosowania nieaktywnych hubów USB (rozdzielaczy bez własnego zasilania), które mogą powodować spadki napięcia i rozłączanie centrali.

4.2 Podłączenie Fizyczne i Diagnostyka Diód (Centrala)

Centrala sterująca to urządzenie odbiorczo-nadawcze, które komunikuje się z pilotami drogą radiową.

  1. Należy podłączyć centralę do komputera za pomocą dostarczonego kabla USB.
  1. Sygnalizacja diodowa na obudowie:
    • Czerwona dioda (światło ciągłe): Oznacza poprawne zasilanie urządzenia z portu USB. Jeśli dioda nie świeci, należy sprawdzić kabel lub zmienić port w komputerze.
    • Pomarańczowa dioda (mignięcie): Sygnalizuje aktywną komunikację centrali z komputerem. Pojawia się na chwilę podczas kliknięcia przycisku „Połącz” w aplikacji do obsługi pilotów.
    • Zielona dioda (mruganie): Sygnalizuje gotowość do odbierania danych wysłanych przez pilotach. Zapala się na czas trwania każdego głosowania.

4.3 Konfiguracja Aplikacji ClientControlVotingApp

Aplikacja ta pełni rolę sterownika przesyłającego dane z centrali do serwera WZA24.

  1. Uruchomienie: Należy otworzyć plik ClientControlVotingApp.exe.
  2. Autoryzacja (Dane od pracownika MWC):
    • Klient-ID: Unikalny numer identyfikacyjny klienta w systemie.
    • Token: Długi ciąg znaków alfanumerycznych stanowiący klucz bezpieczeństwa dla danej sesji.
  3. Definiowanie zakresu pilotów:
    • W polach Min. nr pilota oraz Max. nr pilota należy wprowadzić fizyczny zakres urządzeń, które zostały dostarczone na posiedzenie.
    • Przykład: Jeśli na obudowach pilotów widnieją numery od 1 do 150, należy wpisać odpowiednio 1 oraz 150. System będzie nasłuchiwał sygnałów wyłącznie z tego zakresu.

4.4 Procedura Nawiązywania Połączenia

Gdy wszystkie dane są wprowadzone, należy kliknąć przycisk Połącz. System przeprowadzi wówczas automatyczny test trzech warstw komunikacji:

  • Status walidacji formularza: Sprawdza, czy pola Klient-ID i Token nie są puste i mają poprawny format.
  • Status połączenia centrali: Potwierdza, że komputer „widzi” urządzenie podpięte pod port USB.
  • Status połączenia systemu: Potwierdza, że serwer przyjął Token i nawiązał stabilną sesję przesyłu danych (wymagany dostęp do internetu).

Prawidłowo skonfigurowane połączenie objawia się zmianą koloru wszystkich trzech statusów na zielony (napis: Połączony / Poprawny).

4.5 Rozwiązywanie problemów (Troubleshooting)

W przypadku wystąpienia statusu „Rozłączony”:

  • Błąd połączenia systemu: Najczęściej wynika z literówki w Tokenie (należy upewnić się, że przy kopiowaniu nie zaznaczono dodatkowej spacji na końcu).
  • Błąd połączenia socket: Należy odpiąć kabel USB, odczekać 5 sekund i podpiąć go ponownie do innego gniazda, a następnie zrestartować aplikację.
  • Błąd autoryzacji w systemie: Należy upewnić się, że wpisano odpowiednie ID klienta.

Ważne: Po udanym połączeniu aplikacji nie wolno zamykać aż do oficjalnego zakończenia wszystkich głosowań. Zamknięcie aplikacji spowoduje natychmiastowe przerwanie odbierania głosów z sali.

5: Obsługa Posiedzenia i Sterowanie Wizualizacją

Rozdział ten opisuje kluczowe czynności wykonywane przez administratora w trakcie trwania zgromadzenia. Poprawna obsługa tego etapu gwarantuje płynność obrad oraz bezpieczeństwo prezentowanych danych.

5.1 Konfiguracja Wizualizacji (Ekran dla Uczestników)

System WZA24 posiada dedykowany interfejs wizualizacyjny, który powinien być prezentowany uczestnikom na rzutnikach lub dużych ekranach zbiorczych.

  1. Inicjacja okna: W panelu administratora, w widoku wybranego posiedzenia, należy kliknąć przycisk okno wizualizacji.
  2. Zarządzanie oknami: System otworzy nową kartę w przeglądarce. Kartę tę należy „uchwycić” myszką i przeciągnąć na obszar roboczy drugiego ekranu (wyjście wideo na projektor).
  3. Tryb pełnoekranowy: Po umieszczeniu okna na właściwym ekranie należy aktywować tryb pełnoekranowy (klawisz F11), aby ukryć pasek adresu i zakładki przeglądarki, zapewniając profesjonalny wygląd prezentacji.
  4. Alternatywny dostęp (Kod QR): W oknie startowym wizualizacji widoczny jest kod QR. Umożliwia on uczestnikom (np. członkom zarządu) podgląd bieżącego stanu obrad na ich własnych urządzeniach mobilnych.

5.2 Tryb Interaktywny – Klucz do Bezpieczeństwa Administratora

Przycisk Interaktywny (znajdujący się w prawym górnym rogu panelu) pełni funkcję „bezpiecznika” synchronizacji. Jego poprawne użycie jest najważniejszym elementem pracy administratora.

  • Tryb Włączony (ON – kolor zielony): Każda czynność administratora — zmiana punktu, otwarcie okna głosowania, podgląd wyników — jest natychmiastowo i bez zwłoki powielana na ekranie wizualizacji.
  • Tryb Wyłączony (OFF – kolor czerwony): Pozwala administratorowi na bezpieczne wykonywanie prac technicznych „w tle”. W tym stanie okno wizualizacji zostaje „zamrożone” na ostatnim aktywowanym punkcie.
    • Zastosowanie: Używamy go, gdy musimy np. dopisać kandydata do bloku głosowań, sprawdzić szczegółowe wyniki głosowania jawnego przed ich upublicznieniem lub poprawić treść przyszłego punktu obrad bez pokazywania procesu edycji na rzutniku.

5.3 Zarządzanie Przebiegiem Obrad (Aktywacja Punktów)

Realizacja scenariusza posiedzenia odbywa się poprzez ręczne wskazywanie aktualnie omawianego zagadnienia.

  1. Podświetlenie punktu: Aby zasygnalizować uczestnikom przejście do kolejnego etapu, należy kliknąć przycisk aktywuj punkt przy odpowiedniej pozycji na liście.
  2. Efekt wizualny: System automatycznie przesunie widok na rzutniku, podświetlając wybrany punkt i prezentując jego pełną treść.
  3. Nawigacja: Administrator ma pełną swobodę w aktywowaniu punktów (można wracać do poprzednich lub przeskakiwać do przodu), jednak zaleca się zachowanie kolejności wynikającej z przyjętego porządku obrad.

5.4 Procedura Przeprowadzania Głosowania „Krok po Kroku”

Głosowanie w systemie WZA24 jest procesem kontrolowanym, podzielonym na fazy, co pozwala uniknąć przypadkowych głosów.

Krok 1: Przygotowanie (Otwarcie belki)

Należy kliknąć lewym przyciskiem myszy w belkę z nazwą głosowania (znajduje się ona pod treścią aktywnego punktu).

  • Wizualizacja: Uczestnicy widzą komunikat: „Proszę czekać, przygotuj się do głosowania…”. Na tym etapie piloty nie przyjmują jeszcze sygnałów.

Krok 2: Uruchomienie (Start zbierania głosów)

Należy kliknąć przycisk Uruchom głosowanie.

  • Wizualizacja: Na ekranie pojawia się stoper oraz licznik oddanych głosów.
  • Aktywność pilotów: W tym momencie uczestnicy mogą oddawać głosy, naciskając odpowiednie przyciski na urządzeniach.

Krok 3: Zamknięcie i Publikacja Wyników

Po zebraniu głosów od wszystkich uprawnionych osób (lub po upływie czasu przewidzianego statutem) należy kliknąć przycisk Zapisz wyniki i potwierdzić operację.

  • Wizualizacja: Okno wizualizacji automatycznie prezentuje wyniki w formie wykresów słupkowych (chyba że w konfiguracji wybrano inaczej).

5.5 Zarządzanie Przerwami

W sytuacjach wymagających wstrzymania obrad (np. przerwa kawowa, konsultacje prawne) należy skorzystać z systemowej funkcji przerwy.

  1. W górnym menu należy wybrać przycisk Przerwa.
  2. Należy wprowadzić godzinę wznowienia obrad (format HH:MM) i kliknąć Uruchom.
  3. Wizualizacja: Okno wizualizacji zmienia się w statyczną planszę informacyjną z dużym komunikatem o trwającej przerwie i godzinie powrotu.
  4. Wcześniejsze wznowienie: Administrator może w dowolnym momencie zakończyć przerwę przyciskiem w panelu, co przywróci standardowy widok porządku obrad.

Wskazówka Techniczna: Jeśli po wprowadzeniu jakiejkolwiek zmiany (np. edycji tekstu punktu) nie jest ona widoczna na rzutniku, mimo włączonego trybu interaktywnego, należy użyć przycisku Odśwież porządek.

6: Charakterystyka i Obsługa Pilotów do Głosowania

Fizyczne piloty do głosowania są podstawowym narzędziem komunikacji uczestnika z systemem WZA24. Zrozumienie ich budowy oraz sposobu sygnalizacji jest niezbędne dla zapewnienia płynnego przebiegu obrad.

6.1 Budowa Urządzenia i Rozkład Przycisków

Pilot został zaprojektowany w sposób intuicyjny, z wyraźnym podziałem kolorystycznym przycisków funkcyjnych.

Standardowe opcje głosowania:

W większości procedur uchwałodawczych wykorzystuje się trzy główne przyciski:

  • Przycisk Zielony (A): Głos „ZA”.
  • Przycisk Czerwony (B): Głos „PRZECIW”.
  • Przycisk Żółty (C): Głos „WSTRZYMUJĘ SIĘ”.

Pozostałe przyciski (D, E, F):

Dolny rząd przycisków (niebieski, fioletowy, pomarańczowy) jest zarezerwowany dla niestandardowych scenariuszy, takich jak wybory wielokrotne w blokach głosowań o rozbudowanej liście opcji. W standardowych głosowaniach nad uchwałami przyciski te pozostają nieaktywne.

6.2 Identyfikacja Urządzenia (Numer Pilota)

Każdy pilot posiada w górnej części obudowy naklejkę z unikalnym numerem identyfikacyjnym (ID).

  • Powiązanie systemowe: Numer ten musi odpowiadać wartości wpisanej w polu „Numer pilota” w profilu użytkownika w module Użytkownicy.
  • Weryfikacja: Przed wydaniem urządzenia uczestnikowi, administrator powinien upewnić się, że numer na obudowie zgadza się z przypisaniem w systemie. Błąd na tym etapie spowoduje przypisanie głosu do niewłaściwej osoby.

6.3 Sygnalizacja Diodowa (Status Przesyłu Głosu)

W górnej części pilota znajdują się dwie diody LED, które informują uczestnika o statusie jego czynności. Jest to najważniejszy element diagnostyczny podczas trwania głosowania.

1. Dioda Czerwona (Prawa strona):

  • Oznaczenie: Próba nawiązania komunikacji.
  • Działanie: Zapala się natychmiast po wciśnięciu dowolnego przycisku. Oznacza, że pilot wysyła sygnał radiowy do centrali podpiętej do komputera administratora.

2. Dioda Zielona (Lewa strona):

  • Oznaczenie: Potwierdzenie rejestracji głosu.
  • Działanie: Zapala się w momencie, gdy centrala odbierze sygnał i prześle go do bazy danych systemu WZA24.
  • Dla uczestnika: Jest to jednoznaczny sygnał, że głos został pomyślnie oddany i zarejestrowany.

6.4 Diagnostyka problemów

W przypadku zgłoszenia przez uczestnika problemów z oddaniem głosu, administrator powinien przeprowadzić szybką diagnostykę:

  1. Brak zapalenia się jakiejkolwiek diody: Może oznaczać wyczerpanie baterii urządzenia. Należy wymienić pilot na nowy i zaktualizować jego numer w profilu użytkownika (Edycja użytkownika -> zmiana numeru pilota -> Zapisz).
  2. Dioda czerwona miga długo, a zielona się nie zapala: Oznacza brak połączenia z centralą. Przyczyną może być zbyt duża odległość od nadajnika, przeszkody terenowe (np. filary, ściany) lub fakt, że głosowanie nie zostało jeszcze uruchomione w systemie.
  3. Ostateczność oddanego głosu: System WZA24 nie przewiduje możliwości korekty głosu. Pierwsze naciśnięcie przycisku, które zostało potwierdzone zapaleniem się zielonej diody na pilocie, jest uznawane za głos ostateczny i wiążący dla danego głosowania. Kolejne próby naciśnięcia przycisków przed zamknięciem sesji przez administratora zostaną przez system zignorowane.

Rekomendacja: Przed rozpoczęciem pierwszego głosowania merytorycznego warto przeprowadzić „głosowanie próbne”, aby każdy uczestnik mógł zweryfikować działanie diód na swoim urządzeniu oraz zrozumieć zasadę ostateczności pierwszego wyboru.

7: Protokoły i Raportowanie

System WZA24 automatyzuje proces tworzenia dokumentacji z posiedzenia, zapewniając zgodność wyników z oddanymi głosami oraz umożliwiając szybkie generowanie raportów niezbędnych do celów statutowych i notarialnych.

7.1 Generowanie Listy Obecności

Lista obecności w systemie WZA24 jest dokumentem dynamicznym, tworzonym na podstawie faktycznej aktywności uczestników korzystających z pilotów fizycznych.

  • Warunek techniczny: Z uwagi na specyfikę komunikacji radiowej pilotów z centralą, wygenerowanie wiarygodnej listy obecności jest możliwe wyłącznie po przeprowadzeniu w systemie co najmniej jednego głosowania (może to być głosowanie próbne lub techniczne).

Procedura:

  • W górnym menu porządku obrad należy wybrać przycisk Lista obecności.

System wyświetli okno z wyborem wariantu raportu, w przypadku głosowań na pilotach jedyna dostępna opcja to:

Lista obecności na podstawie udziału w głosowaniach: Zestawienie osób, które oddały przynajmniej jeden głos (najbardziej rzetelna metoda weryfikacji kworum).

7.2 Protokół Zbiorczy Posiedzenia

Protokół posiedzenia to dokument zawierający chronologiczny zapis wszystkich czynności podjętych w systemie podczas trwania zgromadzenia.

  1. Pobieranie: Należy kliknąć przycisk Pobierz protokół w panelu administratora.
  2. Zawartość dokumentu:
    • Pełna nazwa posiedzenia oraz data i godzina jego trwania.
    • Lista wszystkich punktów porządku obrad.
    • Zestawienie wyników dla każdego przeprowadzonego głosowania (liczba głosów ZA, PRZECIW, WSTRZYMUJĘ SIĘ).
    • Dane bezpieczeństwa: Każde głosowanie w protokole opatrzone jest unikalnym ID, dokładnym czasem zakończenia oraz sumą kontrolną, co gwarantuje nienaruszalność danych.

7.3 Raportowanie Imienne (Głosowania Jawne)

W przypadku głosowań jawnych, gdzie wymagane jest udokumentowanie sposobu głosowania poszczególnych osób, system oferuje rozszerzony moduł raportowania.

  • Wywołanie raportu: Podczas generowania protokołu zbiorczego system wyświetla systemowy komunikat: „Czy wydrukować również listę imienną?”.
  • Skutek wyboru:
    • Kliknięcie OK spowoduje dołączenie do protokołu szczegółowych tabel dla każdego głosowania jawnego, zawierających imię i nazwisko uczestnika, przypisaną mu siłę głosu oraz wybraną opcję (np. ZA).
    • W przypadku głosowań tajnych, system automatycznie pominie te dane, zachowując wyłącznie wyniki zbiorcze.

7.4 Dokumentacja Pojedynczej Uchwały

Jeśli zachodzi potrzeba natychmiastowego wydrukowania wyniku konkretnego głosowania (np. w celu podpisania uchwały przez przewodniczącego zaraz po głosowaniu):

  1. Należy odnaleźć przeprowadzone głosowanie w porządku obrad (belka oznaczona kolorem zielonym).
  2. Należy kliknąć lewym przyciskiem myszy w belkę głosowania, a następnie wybrać przycisk Drukuj wyniki. (w przypadku trwającego zgromadzenia należy pamiętać o wyłączeniu trybu interaktywnego)
  3. System wygeneruje raport zawierający treść uchwały oraz wyniki głosowania.

7.5 Formaty Eksportu i Archiwizacja

System WZA24 wspiera dwa standardy plików, z których każdy służy innym celom:

  • Format PDF
  • Format DOCX (Microsoft Word):

Zaleca się, aby administrator pobrał i zarchiwizował kompletną dokumentację (protokół oraz listę obecności) w obu formatach niezwłocznie po zamknięciu obrad, przed wylogowaniem się z systemu.

Post Views: 0